湖北會計證《財經(jīng)法規(guī)》考點講義：會計檔案管理

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十、會計檔案管理
　　(一)會計檔案的范圍和種類
　　1.會計檔案，指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料。注意：財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬文書檔案，而非會計檔案。
　　(1)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證;
　　(2)會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿，其他會計賬簿;
　　(3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告;
　　(4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
　　(二)會計檔案的歸檔和移交
　　1.各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由會計部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
　　2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。
　　3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同原財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
　　【例題　單選題】各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由( )負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
　　A.會計機(jī)構(gòu)
　　B.檔案部門
　　C.人事部門
　　D.指定專人
　　[答案]A
　　4.會計檔案應(yīng)當(dāng)積極為本單位提供和利用。會計檔案原件不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
　　【例1-3-11】審計人員在對某公司的會計報表進(jìn)行審計時，為核實一項長期掛賬的應(yīng)付賬款，需要查閱以前年度的會計資料，但該公司以會計資料已經(jīng)歸檔、由專人保管為借口拒絕審計人員查閱。問該公司的理由是否充分?[解析]會計檔案的本質(zhì)就是保存?zhèn)洳榈姆从辰?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)，是供將來必要時查閱的，因此，該公司以會計資料已經(jīng)歸檔為借口拒絕審計人員查閱是不應(yīng)該的。審計人中在審計過程中有權(quán)對被審計單位的會計資料進(jìn)行審計，有權(quán)查閱會計檔案，但是借閱會計檔案時，應(yīng)辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)。
　　(三)會計檔案的保管期限
　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五類，保管期限從會計年度終了后第一天算起。
　　(四)會計檔案的銷毀
　　1.編造會計檔案銷毀清冊
　　會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。
　　2.單位負(fù)責(zé)人簽署意見――單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
　　3.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷
　　銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷;財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員監(jiān)銷。
　　監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

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