九、會(huì)計(jì)檔案管理

　�。ㄒ唬�會(huì)計(jì)檔案的概念和種類 （客觀題）

　　會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　一般包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

　　具體包括：

　�、贂�(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；

　�、跁�(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿；

　�、圬�(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)及相關(guān)文字分析材料等；

　　④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

　　注意：財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬文書檔案。

　　【例題?多選題】下列各項(xiàng)中，屬于會(huì)計(jì)檔案的有（ ）。

　　A.會(huì)計(jì)憑證

　　B.總賬

　　C.日記賬

　　D.會(huì)計(jì)報(bào)表

　　【例題?單選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會(huì)計(jì)檔案的是（ ）。

　　A.會(huì)計(jì)憑證

　　B.會(huì)計(jì)賬簿

　　C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

　　D.單位營業(yè)執(zhí)照

　　【例題?單選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會(huì)計(jì)檔案的是（ ）。

　　A.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

　　B.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

　　C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

　　D.年度工作計(jì)劃

　�。ǘ�）會(huì)計(jì)檔案的裝訂

　　會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。

　�。ㄈ�） 會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由本單位部門保管一年。保管期滿之后，原則上應(yīng)由會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。（會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管會(huì)計(jì)檔案的專職人員不得由單位出納人員擔(dān)任。）

　　會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制原件，但必須辦理登記手續(xù)。（客觀、案例分析題）

　　【例題?案例分析題】A公司2007年發(fā)生以下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)：

　　5月，B企業(yè)人員到A公司要求調(diào)閱A公司有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料。會(huì)計(jì)科長李某考慮到B企業(yè)是A公司的長期供貨單位，有良好的合作關(guān)系，遂讓會(huì)計(jì)科人員予以配合，并經(jīng)會(huì)計(jì)科長李某簽字同意后，將A公司部分會(huì)計(jì)檔案資料借出。

　　要求：根據(jù)會(huì)計(jì)法律制度的有關(guān)規(guī)定，回答下列問題：

　　公司對(duì)外提供查閱和借出會(huì)計(jì)檔案資料的做法是否符合規(guī)定？簡要說明理由。

　�。ㄋ模�會(huì)計(jì)檔案的保管期限 （客觀題）

　　會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五種。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。

　　例：某企業(yè)1992年3月28日開出的發(fā)票，如法律規(guī)定保管期限為五年，則保管期滿為（ ）

　　A.97年3月27日

　　B.97年3月28日

　　C.97年12月31日。

　　D.98年1月1日

　　1.企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案的保管期限（重要，客觀題）

　�。�1）永久：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算，含文字分析）；

　�。�2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；

　�。�3）l5年的：會(huì)計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。

　　（4）5年的：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；

　�。�5）3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）；

　　【例題?單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的保管期限是（ ）。

　　A.3年

　　B.5年

　　C.15年

　　D.永久

　　【例題?單選題】會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管會(huì)計(jì)檔案的最長期限是（ ）。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　【例題?判斷題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。（ ）

　　2.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案的保管期限 （了解）

　�。�1）會(huì)計(jì)憑證類：各種報(bào)表為10年。 其他會(huì)計(jì)憑證為15年。

　�。�2）會(huì)計(jì)賬簿類：一般為15年。稅收日記賬（總賬）、稅收票證分類出納賬、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬為25年。固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）為固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

　�。�3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：一般為10年。財(cái)務(wù)總預(yù)算，為永久；財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)，為3年，其中所屬單位報(bào)送的保管中所屬單位報(bào)送的保管期限為2年；行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季報(bào)表，為5年，其中所屬單位報(bào)送的保管期限為2年；稅收會(huì)計(jì)報(bào)表，為10年，其中電報(bào)保管為1年、所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的保管期限為3年。

　　（4）其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)，為15年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，為永久。（與企業(yè)相同）

　�。ㄎ澹�會(huì)計(jì)檔案的銷毀 （案例分析題）

　　1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

　　保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同審查和鑒定，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

　　2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案部門和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同派人監(jiān)銷；國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)有同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門派人監(jiān)銷；各級(jí)財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容，清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽章；并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

　　3.不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完畢時(shí)為止。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

　　【例題?多選題】下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的表述中，符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的有（ ）。

　　A.單位會(huì)計(jì)檔案經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對(duì)外提供查詢

　　B.單位會(huì)計(jì)檔案銷毀須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)

　　C.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀

　　D.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀

　　【例題?案例分析題】A公司2007年發(fā)生以下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)：

　　11月，公司檔案科會(huì)同會(huì)計(jì)科清理會(huì)計(jì)檔案，編制了會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)，將保管期滿的會(huì)計(jì)檔案全部銷毀。事后查明，在銷毀的該批會(huì)計(jì)檔案中，有若干系張保管期滿但尚未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證。

　　要求：根據(jù)會(huì)計(jì)法律制度的有關(guān)規(guī)定，回答下列問題：

　　公司銷毀會(huì)計(jì)檔案的做法是否符合規(guī)定？

　�。�六）會(huì)計(jì)檔案的交接

　　1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，除法律、法規(guī)另有規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

　　2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管。

　　3.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　4.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

　�。ㄆ撸╇娝慊瘯�(huì)計(jì)檔案的管理

　　1.電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容。

　　2.記賬憑證的生成與管理。

　　3.會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的生成與管理。

　　4.關(guān)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理。

　　5.關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。

　　6.安全和保密措施。