第八節(jié)　會計電算化檔案管理的基本要求

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握會計電算化檔案的相關(guān)知識以及保管時應(yīng)注意的問題。

　　計算機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機(jī)打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　一、電算化會計檔案管理的主要任務(wù)

　　會計電算化檔案管理的主要任務(wù)，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。

　　二、電算化會計檔案的內(nèi)容

　　電算化會計檔案包括存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及計算機(jī)打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。

　　存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)存儲的會計賬簿或報表，具有磁性和不可見的特點，作為會計檔案保存時，其保存期限應(yīng)與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計賬簿、報表)相一致。

　　采用電子計算機(jī)打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。

　　系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。

　　三、記賬憑證的生成與管理(了解)

　　1.將記賬憑證直接錄入計算機(jī)，由計算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記賬憑證，向計算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。