辦公室的物質(zhì)條件，應(yīng)加以適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)，所有物質(zhì)工作條件的主要要素為：(一)光線(xiàn);(二)顏色;(三)音樂(lè);(四)空氣;(五)聲音。這些要素不應(yīng)分開(kāi)設(shè)計(jì)，它們相互之間，不僅具有密切的關(guān)系，且與辦公室的位置、布置、設(shè)計(jì)、機(jī)械等也有關(guān)。譬如，光線(xiàn)與顏色有關(guān)，而顏色又與辦公室的布置有關(guān)。因此，上述要素的設(shè)計(jì)應(yīng)注意互相協(xié)調(diào)。

　　(一)光線(xiàn)

　　充足的光線(xiàn)是辦公室環(huán)境的重要因素之一。辦公室的光線(xiàn)應(yīng)使工作人員易看且不易疲勞。只有光線(xiàn)充足、舒適，才能夠使工作人員減少疲勞、減少錯(cuò)誤，做更多的工作，保持充沛的精力�！　∞k公室光線(xiàn)的來(lái)源包括自然光、日光燈及白熾燈。自然光有益于心理的健康，但因早晚光線(xiàn)不一，因此需有其人造光以彌補(bǔ)光線(xiàn)不足。日光燈能提供大量的照明，最適宜辦公室布置。

　　辦公室光線(xiàn)系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)共有五種：直接光、半直接光、間接光、半間接光、直接間接光。其中，采用間接光或直接間接光較為優(yōu)良。適當(dāng)?shù)靥岣咿k公室的光線(xiàn)的經(jīng)費(fèi)，是一種健全的投資。良好的光線(xiàn)約占辦公室總工作成本的2%，而不良光線(xiàn)亦占總工作成本的0.5%。即僅增加總成本的1.5%，就在光線(xiàn)方面獲得舒適、準(zhǔn)確及精神上的滿(mǎn)足。根據(jù)許多的研究顯示，能提供適當(dāng)?shù)墓饩�(xiàn)，則辦公室的效率能提高10%-15%。

　　(二)顏色

　　顏色會(huì)影響人類(lèi)的情緒、意識(shí)及思維。譬如顏色通常對(duì)于人類(lèi)的血壓及性情產(chǎn)生重要的影響。某顏色對(duì)于某些人有舒適的感覺(jué);另外的顏色卻有相反的效果，有些顏色使人心情放松;有些顏色則令人感覺(jué)郁悶。有些顏色能加速心智的活動(dòng);有些顏色則降低心智的活動(dòng)。

　　黃色、橙色與紅色稱(chēng)為暖色，這些顏色令人心理上感到溫暖與愉快。反之，藍(lán)色、紫色與綠色稱(chēng)為冷色，它們令人感到平靜。淺黃色、灰褐色與象牙色等淡色，令人有適度興奮之感。

　　目前辦公室的顏色是趨向于單色化，亦即地板、增與窗簾的顏色要調(diào)和，然后再加上一種較鮮亮的顏色。譬如，先選擇桌子的顏色，然后地毯的顏色選擇與桌子的顏色相調(diào)和，而較地毯淡的顏色，可作為墻壁與窗簾的顏色。椅子或附屬品如圖畫(huà)、桌子附屬品、燈，則可愛(ài)要用鮮艷的顏色。

　　總之，地板的顏色宜較墻壁的顏色深，墻壁的顏色則應(yīng)較天花板為深。會(huì)議會(huì)客室宜用黃色或赤色。辦公室夏季用藍(lán)色與綠色，冬季宜用黃色與橙色。天花板的顏色，以白色為最佳。地板的顏色宜采用棕色，較不易污染。桌面的顏色則宜淺。下列地點(diǎn)的顏色采納原則建議如下：

　　普通辦公室：天花板宜用白色，面對(duì)職員的墻壁宜用冷色，其他墻壁的顏色宜用暖色如淺黃色。所有墻壁的顏色應(yīng)注意互相調(diào)和。

　　會(huì)議室：以淺色與中性的顏色為最佳�！　�會(huì)客室：以歡愉的、中性的顏色為最佳。

　　走廊：宜用明亮的顏色，因其缺少自然光線(xiàn)。

　　休息室：男宜用藍(lán)色;女宜用淡紅色。

　　私人辦公室：深的和鮮艷的顏色，視主人之偏好而定。

　　地下室與貯藏室：宜用具有高度反射光線(xiàn)的顏色。

　　二、辦公室布置的原則

　　采用一大間辦公室，對(duì)于光線(xiàn)、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。使用同樣大小桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。采用直線(xiàn)對(duì)稱(chēng)的布置，避免不對(duì)稱(chēng)、彎曲與成角度的排列。工作流程應(yīng)成直線(xiàn)，避免倒退、交叉與不必要的文書(shū)移動(dòng)。相關(guān)的部門(mén)，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來(lái)訪(fǎng)的部門(mén)，置于入口處，若不可能時(shí)，亦應(yīng)規(guī)定來(lái)客須知，使來(lái)客不干擾其他部門(mén)。將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。使全體職員的座位面對(duì)同一方向，不可面對(duì)面。自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處設(shè)私人辦公室，因其切斷總辦公室的自然光線(xiàn)。勿使職員面對(duì)窗戶(hù)、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線(xiàn)上。采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排�？刹捎闷交�或不透明玻璃的屏風(fēng)，可提供良好的光線(xiàn)及通風(fēng)。裝設(shè)充分的電插座，供辦公室設(shè)備與機(jī)械之用。將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)械的單位，設(shè)于防聲之處，以避免干擾其他部門(mén)。常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案，置于死墻之處。檔案柜應(yīng)背對(duì)背放置�？紤]將檔案柜放置于墻角的可能性。倘可能時(shí)，應(yīng)設(shè)休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳之所。供應(yīng)便利充分的體息設(shè)備。對(duì)未來(lái)的變化應(yīng)加預(yù)測(cè)，使布置易適應(yīng)變化。
三、辦公室布置的程序　　對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門(mén)及各員工間的關(guān)系，而供決定其位置時(shí)的依據(jù)與參考。
列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。通常辦公室的大小，因各人工作性質(zhì)而異。但一般而言，每人的辦公室間，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。

　　根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細(xì)記載。

　　依據(jù)這些步驟所得結(jié)果，加以研究與計(jì)劃，繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置之。