修辭是運(yùn)用語(yǔ)言的技巧。它極盡一切手段和方法來(lái)調(diào)遣語(yǔ)言，以提高表達(dá)效果。公文是一種特殊語(yǔ)體的文章，是運(yùn)用語(yǔ)言的一種形式。因此，公文也毫無(wú)疑義地講究修辭。那種認(rèn)為只有文學(xué)創(chuàng)作才講究修辭而公文寫(xiě)作與修辭關(guān)系不大的看法是非常錯(cuò)誤的。因?yàn)椋�離開(kāi)對(duì)調(diào)動(dòng)語(yǔ)言的各種手段的充分講究，是根本寫(xiě)不出高質(zhì)量的公文的。只不過(guò)公文寫(xiě)作講求實(shí)用明確和簡(jiǎn)潔，對(duì)修辭有更嚴(yán)格特殊的要求而已。
　　公文修辭的基本原則
　　陳望道《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一義�！彼�謂題旨，是指思想內(nèi)容。所謂情境，是指語(yǔ)體、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)等語(yǔ)言表達(dá)環(huán)境。就是說(shuō)，修辭的運(yùn)用一方面必須十分恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)內(nèi)容，一方面必須有助于表達(dá)效果的提高。一切修辭手段的形成都適應(yīng)題旨情境的結(jié)果，一切修辭手法的運(yùn)用也必須受到題旨情境的支配和制約。這是修辭總的原則。因此，修辭方法本身無(wú)優(yōu)劣之分，關(guān)鍵在于它的運(yùn)用是否遵循了“適應(yīng)題旨情境”這一總的原則。
　　公文寫(xiě)作也是一種寫(xiě)作。因此，修辭運(yùn)用的這一總原則也適合公文寫(xiě)作。同時(shí)，公文寫(xiě)作又是一種獨(dú)特語(yǔ)體的寫(xiě)作，修辭手段的運(yùn)用必然受到公文性質(zhì)、作用和語(yǔ)體風(fēng)格的限制。因此，公文修辭所要遵循的原則就是適應(yīng)公文的題旨和情境。適應(yīng)公文的題旨，就是必須恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)公文的思想內(nèi)容。適應(yīng)公文的情境，就是必須提高公文的表達(dá)效果，即實(shí)際效用。因此，公文修辭原則可以簡(jiǎn)單地歸結(jié)為：適應(yīng)公文內(nèi)容的表達(dá)，有助于實(shí)際效用的發(fā)揮。
　　公文修辭的主要特點(diǎn)
　　我們知道，公文是管理政務(wù)的工具，是各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)普遍使用的工作手段。公文的內(nèi)容帶有政治性、指導(dǎo)性和制約力。公文的表達(dá)效果就是有利于對(duì)內(nèi)容的貫徹執(zhí)行，即實(shí)用。公文的語(yǔ)體表現(xiàn)為明確、簡(jiǎn)潔、通俗、規(guī)范和莊重的風(fēng)格。由此，決定了公文的修辭要求準(zhǔn)確鮮明，反對(duì)含糊暖昧；要求精煉簡(jiǎn)要，反對(duì)繁冗堆砌；要求明白樸實(shí)，反對(duì)晦澀造作；要求莊重嚴(yán)謹(jǐn)，反對(duì)輕浮浪漫。具體表現(xiàn)為以下特點(diǎn)：
　　(一)廣泛地適用消極修辭手段
　　修辭有兩大基本手段，即積極修辭和消極修辭。積極修辭就是固定的修辭格式，簡(jiǎn)稱辭格。如比喻、比擬、借代、夸張、對(duì)偶、對(duì)比、襯托、排比、層遞、反復(fù)、設(shè)問(wèn)、反問(wèn)、雙關(guān)、拈連、仿詞、頂真、回環(huán)以及反語(yǔ)等。積極的修辭運(yùn)用各種語(yǔ)言表現(xiàn)手法，積極地隨應(yīng)題旨和情境，使語(yǔ)言的表達(dá)呈現(xiàn)出形象性、鮮明性、生動(dòng)性。給人以情感的震動(dòng)和心靈的體驗(yàn)。積極修辭的各種辭格手段，大量運(yùn)用于文學(xué)藝術(shù)性語(yǔ)體中，是大家較為熟悉的修辭手段。
　　與積極修辭相對(duì)應(yīng)的消極修辭，是從更深、更廣的層次運(yùn)用語(yǔ)言的一種修辭方法。它把整篇文章的撰寫(xiě)過(guò)程作為消極修辭的貫穿過(guò)程，包括選擇貼切的詞語(yǔ)即煉字，采用恰當(dāng)?shù)氖郊礋捑�，安排最合理的結(jié)構(gòu)即布局，直至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的調(diào)整等等，所有這些，都毫不例外地作為消極修辭手段的實(shí)際運(yùn)用。它們所共同遵循的是具體實(shí)用、完整準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔易懂的題旨情境的順應(yīng)。因此，消極修辭當(dāng)是公文修辭的主要面貌。
　　消極修辭在公文中的運(yùn)用，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
　　1．精煉文字，節(jié)簡(jiǎn)篇幅。公文最基本的要求是意思表達(dá)清楚。因此，惜墨如金，竭力將可有可無(wú)的字、句、段刪去，不采用文學(xué)作品的描寫(xiě)、抒情等手法，不亂用形容詞一類(lèi)的修飾語(yǔ)，不故弄玄虛嘩眾取寵，不出現(xiàn)形式主義的空話、套話，以求莊重樸實(shí)、簡(jiǎn)明扼要，直截了當(dāng)。
　　2．準(zhǔn)確使用詞語(yǔ)。下功夫選擇最貼切最能表達(dá)本意的詞。對(duì)同義詞要反復(fù)推敲，辨別詞義的微妙差別，以達(dá)到再無(wú)更合適的詞來(lái)取代的程度。
　　3．選擇正確、恰當(dāng)?shù)木涫�。句子組成要合文法，避免出現(xiàn)“他告訴他，他和他與他的關(guān)系非常好”這樣令人費(fèi)解的句子。盡量使用短句、單句和常用的句式。
　　4．安排合理的結(jié)構(gòu)。內(nèi)容的表達(dá)、大觀點(diǎn)、段落和層次之間的發(fā)展要層層遞進(jìn)，有邏輯性，開(kāi)頭與結(jié)尾遙相呼應(yīng)，過(guò)渡和轉(zhuǎn)折要自然緊湊等。
　　5．正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。充分發(fā)揮標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的修辭功能，以輔助語(yǔ)句更加準(zhǔn)確、圓滿地表達(dá)意思。
　　(二)有限制地使用積極修辭手段
　　由于積極修辭更注重形象、具體和心靈感應(yīng)，具有較強(qiáng)的感情色彩和含蓄婉轉(zhuǎn)表意特色，因此，公文對(duì)積極修辭的運(yùn)用有嚴(yán)格的選擇和適當(dāng)?shù)南拗�。這是公文題旨情境的莊重性、實(shí)用性所決定。雖然積極修辭更適用于文學(xué)作品的創(chuàng)作，在公文中的使用受到限制，但積極修辭對(duì)公文寫(xiě)作仍是必不可少的修辭手段，只要遵循了“適應(yīng)題旨情境”的原則，將能產(chǎn)生非常好的效果。這方面的事例是不少的。例如：
　　“馬列主義毛澤東思想如不同實(shí)際情況相結(jié)合，就沒(méi)有生命力了。我們領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任，就是要把中央的指示、上級(jí)的指示同本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題，不當(dāng)‘收發(fā)室’，簡(jiǎn)單地照抄照轉(zhuǎn)”。
　　這是鄧小平同志在全軍政治工作上的講話中的一段話，這足一個(gè)省略前提的充分條件假言推理，為了使結(jié)論具有說(shuō)服力，用了“不能當(dāng)‘收發(fā)室’這個(gè)比喻是一種暗喻的辭格運(yùn)用。使用這一比喻，不僅使結(jié)論生動(dòng)、形象，并得到了強(qiáng)調(diào)，而且其含義也更易于理解和接受。人們會(huì)通過(guò)“收發(fā)室”作用的聯(lián)想而明確理論與實(shí)際相脫離的情形。“收發(fā)室”一詞用得好，好就好在既適應(yīng)了題旨，又切合了情境。就是說(shuō)，既適應(yīng)了對(duì)公文內(nèi)容的闡述，也提高了語(yǔ)言表達(dá)的實(shí)際效果，有助于在實(shí)際工作中貫徹落實(shí)。一般說(shuō)來(lái)，公文不強(qiáng)調(diào)形象性和感染力。多用消極修辭，但是，語(yǔ)言糾纏著思想，語(yǔ)言對(duì)思想的表達(dá)存在著矛盾，并非總能如愿地統(tǒng)一起來(lái)。寫(xiě)作的實(shí)踐使我們體會(huì)到，抽象的事理不易說(shuō)明白，花了很大力氣去闡述，卻出力不討好，不如一個(gè)形象的比喻更讓人理解�；蛘咭粋�(gè)事理用了很多的文字才表達(dá)清楚，而一個(gè)比喻卻簡(jiǎn)潔明了。因此，公文寫(xiě)作時(shí)也常常運(yùn)用積極修辭。不過(guò)這種運(yùn)用是有所選擇和限制的。
　　所謂選擇，就是只使用那些適應(yīng)公文內(nèi)容表達(dá)和有助實(shí)用效果的修辭。例如比喻、排比、層遞等。而夸張、比擬、襯托、雙關(guān)、拈連、仿詞等更富浪漫、含蓄的風(fēng)格欣賞技巧的辭格辭趣，公文則一般不采用或極少采用，因?yàn)檫@些修辭的運(yùn)用，容易發(fā)生歧義和曲解。
　　所謂駛制，就是公文對(duì)積極修辭的使用應(yīng)謹(jǐn)慎，沒(méi)有十分必要不輕易使用，而且也避免多處、連續(xù)使用。例如，“我們懷著無(wú)比激動(dòng)，無(wú)比崇敬，無(wú)比興奮，無(wú)比自豪的心情，在這里舉行空前隆重，空前熱烈、空前盛大，空前美好的大會(huì)，歡迎從浴血奮戰(zhàn)的前線凱旋的最親密、最可愛(ài)、最知心、最真摯的戰(zhàn)友……”。在上面一段話里，連續(xù)用了三個(gè)排比句式，完全是一種做作和賣(mài)弄，也實(shí)在沒(méi)有這個(gè)必要。不僅有礙于公文內(nèi)容的表達(dá)，而還會(huì)產(chǎn)生消極效果。公文撰寫(xiě)中沒(méi)有選擇，不加限制地使用積極修辭手段，必然有背于“適應(yīng)題旨和情境”的原則。