項(xiàng)目管理對(duì)于不同的參建角色，其管理方法、控制要素等都有所不同。施工單位的項(xiàng)目管理側(cè)重于施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)項(xiàng)目管理更直接。而業(yè)主的項(xiàng)目管理，則側(cè)重于對(duì)參建各方、項(xiàng)目投資、材料采購(gòu)、成本回收、質(zhì)量進(jìn)度等多方面的管理，相對(duì)于施工單位的項(xiàng)目管理，業(yè)主方的項(xiàng)目管理具有一定的間接性。因此對(duì)于業(yè)主來說，項(xiàng)目管理的核心從某種程度上講就是文檔管理。只有將文檔管理做到系統(tǒng)化、全面化、清晰化，才能使整個(gè)項(xiàng)目受控并平穩(wěn)運(yùn)行，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目上發(fā)生的一些索賠要求進(jìn)行合理的控制，使項(xiàng)目成本得到有效控制。本文從業(yè)主方的視角，討論項(xiàng)目文檔管理在項(xiàng)目管理中的重要作用，以及文檔管理與索賠控制的關(guān)系。
　　一、工程概況及項(xiàng)目背景
　　某化工廠基地占地面積12萬(wàn)平方米，分五期投資建設(shè)，一期項(xiàng)目已基本竣工投產(chǎn)，二期項(xiàng)目正在建設(shè)之中。二期項(xiàng)目包括車間、辦公樓、動(dòng)力中心3幢單體，總建筑面積2.7萬(wàn)平方米。其中，動(dòng)力中心是整個(gè)工廠的消防、配電、冷卻系統(tǒng)、壓縮空氣系統(tǒng)的中央核心部位。為配合設(shè)備安裝，動(dòng)力中心結(jié)構(gòu)主體必須提前完成。
　　當(dāng)承包商得知進(jìn)度要求時(shí)，向業(yè)主提出：將動(dòng)力中心的結(jié)構(gòu)形式改為預(yù)制工藝，這樣可以提高施工速度，減少拆模和支模的時(shí)間，為業(yè)主贏得時(shí)間，但相應(yīng)的施工費(fèi)用也會(huì)增加。業(yè)主同意了承包商的建議，將現(xiàn)澆結(jié)構(gòu)改為預(yù)制結(jié)構(gòu)。但在整個(gè)施工過程中，由于圖紙變更、設(shè)計(jì)修改、重新審圖等原因，實(shí)際的施工進(jìn)度并不比現(xiàn)澆工藝節(jié)省時(shí)間。
　　然而，承包商卻因工程變更為由，向業(yè)主提出了一份230萬(wàn)元的變更報(bào)價(jià)。雖然工期并未提前，但是業(yè)主苦于在變更前未做任何這方面的書面記錄和條件假設(shè)，在談判中處于非常被動(dòng)的地位。
　　二、文檔管理的重要性
　　從上面這個(gè)案例可以看到，項(xiàng)目文檔的及時(shí)性、完整性相當(dāng)重要。如果在承包商提出修改動(dòng)力中心的結(jié)構(gòu)形式時(shí)，業(yè)主做過一份備忘錄，也許后來在與承包商的談判中就不會(huì)如此被動(dòng)。備忘錄必須包括：變更發(fā)生的背景(即為什么要進(jìn)行變更)；該項(xiàng)變更的發(fā)起人；變更后的風(fēng)險(xiǎn)和利益分配；變更費(fèi)用估算；變更所涉及的權(quán)利和義務(wù)；變更引起各種可能結(jié)果的處理辦法等內(nèi)容。在任何一個(gè)重大變更之前，業(yè)主都要就以上細(xì)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真商議、確認(rèn)，并最終形成一份正式的書面?zhèn)渫�錄，發(fā)給雙方保存。這雖然是一件枯燥而又乏味的工作，但當(dāng)真正遇到問題和糾紛時(shí)，就可以進(jìn)行追溯，查清事實(shí)的真相，避免雙方扯皮。
　　有些人認(rèn)為，文檔只是一張紙而已，完全可以在做竣工資料時(shí)后補(bǔ)，但有些問題是不能后補(bǔ)的。正如上面案例中缺少的這份備忘錄，只有在變更發(fā)生之前發(fā)給雙方確認(rèn)才是有效的。如果是在變更費(fèi)用的談判過程中再提出這份備忘錄，那么處于不利的一方是絕對(duì)不會(huì)接受的，這樣這份文檔也就失去了它應(yīng)有的效用。這就是為什么文檔的及時(shí)性是至關(guān)重要的。在工程項(xiàng)目管理中，必須克服惰性，勤于記錄，將一些重要的、重大的變化和變更客觀公正地記錄下來�；蛟S在某一天，這份資料將會(huì)變得十分有價(jià)值。
　　除了文檔的及時(shí)性，還要注意資料的完整性和預(yù)見性。為什么要將完整性和預(yù)見性放在一起？因?yàn)椴煌�的事情�?huì)有不同的演變過程。有時(shí)候，我們也許并不知道怎樣的做法才是完全正確的，怎樣的結(jié)果才是我們要的正確答案。因此，并沒有一份標(biāo)準(zhǔn)答案說這樣做是完整的，而另外一種做法是不完整的。因此資料的完整性很難界定。所以，筆者在此又提出了一個(gè)預(yù)見性。在做項(xiàng)目文檔時(shí)，必須要有一定的預(yù)見性，預(yù)見到這件事情會(huì)往哪個(gè)方向發(fā)展，其最終的結(jié)果是有利還是不利？如果有利時(shí)，該怎么寫？如果不利時(shí)，該注意些什么？哪些因素是必要因素？哪些因素是關(guān)鍵問題？有關(guān)人員對(duì)這些問題都要有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。從預(yù)見性出發(fā)，使項(xiàng)目的文檔盡量完整、可靠。
　　文檔管理不僅僅對(duì)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)管理十分重要，同樣在工程質(zhì)量控制上也是非常重要的。例如，單位工程質(zhì)量控制資料是反映建筑工程施工過程中各個(gè)環(huán)節(jié)工程質(zhì)量狀況的基本數(shù)據(jù)和原始記錄，反映完工項(xiàng)目測(cè)試結(jié)果的記錄。這些資料是反映工程質(zhì)量的客觀見證，是評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的主要依據(jù)，是單位工程綜合評(píng)定質(zhì)量等級(jí)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。做好質(zhì)量控制資料管理工作，對(duì)于確保結(jié)構(gòu)安全和使用功能，提高工程質(zhì)量，有著十分重要的意義。因此，在工程實(shí)際施工過程中，施工資料的真實(shí)性、及時(shí)性也是十分關(guān)鍵的。作為業(yè)主，必須定期檢查和收集相關(guān)的施工資料，確保施工資料的真實(shí)性和及時(shí)性，萬(wàn)一發(fā)生質(zhì)量問題，可為索賠控制提供切實(shí)可靠的依據(jù)。三、文檔管理的具體實(shí)施
　　1.文檔模板的管理
　　在文檔管理的過程中，需要建立一套文檔模板。在建立文檔模板時(shí)，要對(duì)一些格式作出規(guī)定，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)。
　　2.文檔目錄管理
　　為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的材料，必須建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進(jìn)行文檔管理前，對(duì)不同的文檔進(jìn)行分類，便于查找文檔，也可以針對(duì)不同的分類制定不同的管理要求。
　　3.文檔的命名規(guī)范
　　建立一套有效的命名規(guī)范體系。在文檔的使用過程中可以規(guī)定，在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者關(guān)鍵詞。例如將文檔的類別放在文件名的頭部；對(duì)于月度性的文檔，規(guī)定頭部必須放某年某月等等。
　　4.文檔的變更管理
　　文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象。對(duì)于發(fā)生變更的文檔，需要通過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對(duì)于形成的文檔及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。文檔發(fā)生變更時(shí)，要做到兩點(diǎn)：第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對(duì)變化的部分；第二，文檔的最終版本要方便閱覽。在文檔發(fā)生變更時(shí)，要通過必要的途徑通知相關(guān)人，例如新文檔產(chǎn)生后，通過郵件通知或者公告通知的方式，避免舊文檔繼續(xù)使用。在實(shí)際操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒。
　　四、結(jié)論
　　項(xiàng)目文檔管理在某些項(xiàng)目管理中往往不被重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，通常為時(shí)已晚。我們必須重視文檔管理在項(xiàng)目管理中所起的作用。完整而及時(shí)的文檔是項(xiàng)目順利進(jìn)行的保證，它不但是追溯質(zhì)量、安全問題的依據(jù)，更是有效控制不合理索賠要求、解決爭(zhēng)議問題的有效手段。