一、應(yīng)用文書的含義與分類
　　應(yīng)用文書指各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體總稱。主要有行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書3類。
　　行政文書是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書上，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
　　通用公文是指國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的命令（令）、決定、公告、通知、通告、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要13種行政公文。
　　事務(wù)文書是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為處理日常事務(wù)所使用的文書。本章主要闡述傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿等事務(wù)文書。
　　商務(wù)文書是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。本章主要闡述意向書、訂貨單、商品說(shuō)明書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同等
　　二、通用公文的制發(fā)程序
　　通用公文的制發(fā)又叫發(fā)文辦理。主要有草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
　　草擬就是擬寫公文草稿。主要要求是：
　�。�1）、符合國(guó)家的法律、法規(guī)、及其他有關(guān)規(guī)定。
　�。�2）、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
　　（3）、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
　�。�4）、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”,第四層為“（1）”。
　�。�5）、應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
　�。�6）、文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。
　�。�7）、公文中的數(shù)字。除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
　　審核就是對(duì)公文稿進(jìn)行審查核定。
　　審核的重點(diǎn)是：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。
　　簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對(duì)已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。
　　復(fù)核就是再一次對(duì)公文制發(fā)的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行審查核對(duì)。
　　復(fù)核的重點(diǎn)是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一，規(guī)范等。復(fù)核是發(fā)文過(guò)程的最后一道把關(guān)環(huán)節(jié)。
　　三、事務(wù)文書、商務(wù)文書的制發(fā)程序
　　事務(wù)文書、商務(wù)文書各有多種下屬文書，其內(nèi)容、體式、功能各不相同，因此，不會(huì)像行政公文那樣具有一套嚴(yán)格、縝密的制發(fā)程序；但作為公務(wù)工具來(lái)說(shuō)，所有事務(wù)文書、商務(wù)文書都具有草擬、審核、定稿、公布及操作的制發(fā)程序，私事文書不具制發(fā)程序。