步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格

在制定了正確的行動目標(biāo)并選擇決定了正式程度之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第三個步驟――決定文章的總體風(fēng)格。

1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩陣

資源充足

資源不足

立場一致

立場不一致

對商務(wù)文書總體風(fēng)格進(jìn)行判斷和把握，可以參考下圖所示的這個“游說矩陣”的應(yīng)用工具。在游說矩陣中，縱坐標(biāo)表示資源的充足程度（即溝通的內(nèi)容是否在目標(biāo)讀者的資源及能力范圍之內(nèi)，是否強(qiáng)人所難），橫坐標(biāo)代表商務(wù)文書的撰寫者與其目標(biāo)讀者在立場上的一致程度（即雙方是否相互認(rèn)可）；換而言之，這兩個方面的因素共同決定了對商務(wù)文書總體風(fēng)格的最終選擇。

簡單型

從示意圖中可以看到，游說矩陣的第一象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者站在同一立場上，并且資源充足、不存在障礙”的情形，這種情形即稱之為“簡單型”。

說服型

按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著“資源充足，但撰寫者與目標(biāo)讀者立場并不一致”的情形，這種情形即稱之為“說服型”。

艱難型

游說矩陣的第三象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者立場不一致且資源也不充足”的情形，這種情形即稱之為“艱難型”。

解決問題型

游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標(biāo)讀者立場保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。

2.總體風(fēng)格的設(shè)定

根據(jù)以上游說矩陣的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來把握商務(wù)文書的總體風(fēng)格：

簡單型

如果是簡單型的商務(wù)文書，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實(shí)為主。這是因?yàn)檫@類商務(wù)文書的行動目標(biāo)對于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場上對方也持相同一致的態(tài)度，所以這類商務(wù)文書的內(nèi)容只要告訴目標(biāo)讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對簡短。

說服型

而如果是說服型的商務(wù)文書，由于其行動目標(biāo)與目標(biāo)讀者的初衷并不一樣，撰寫者需要通過商務(wù)文書來使其改變原來的想法或者認(rèn)識，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會需要與目標(biāo)讀者進(jìn)行反復(fù)多次的溝通才能達(dá)到目標(biāo)。因此，這類商務(wù)文書通常篇幅較長（簡短的形式無法表達(dá)清楚），并且需要特別突出強(qiáng)調(diào)撰寫者的利益之所在，充分分析自己觀點(diǎn)或者想法的優(yōu)勢和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場的目的。

解決問題型

解決問題型的商務(wù)文書通常運(yùn)用于員工與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通并且意見并不一致的時候，其總體風(fēng)格是有問有答且篇幅較長；換而言之，在這種類型的商務(wù)文書中，撰寫者運(yùn)用將問題和答案打包的形式應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。

艱難型

最后來看看艱難型的商務(wù)文書。這類文書在資源和立場兩個方面都遇到了障礙，因此達(dá)到成功有效溝通的幾率會很小，這樣的商務(wù)文書是否有值得花費(fèi)精力去撰寫應(yīng)該要三思而后行。

【案例1】

有關(guān)新年晚會安排的信件

某公司總經(jīng)理要求其秘書對公司新年晚會進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。在這個事件中，這個秘書可能會需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報郵件：

1、該秘書發(fā)現(xiàn)了一個特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，只要簡單地提出在這個場地舉辦新年晚會的建議即可。

2、該秘書找到了另外一個場所，各方面都符合要求，只是報價與預(yù)算相比超過了500元。那么這種情形就屬于解決問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，可以就選擇這個場所的好處及優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行自問自答，把這個事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識。

3、該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議――在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個建議的時候，需要強(qiáng)調(diào)利益的所在――組織員工聽音樂會不僅可以給員工留下一個美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。

在撰寫之前先分析得到商務(wù)文書的總體風(fēng)格，可以使撰寫者清楚地認(rèn)識到文書的重點(diǎn)之所在，從而使得商務(wù)文書邏輯清晰、重點(diǎn)突出，進(jìn)而容易達(dá)到其行動目標(biāo)。

【自檢2-2】

請分析圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的行動目標(biāo)、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：

某公司總經(jīng)理吩咐其秘書制定一份購買計(jì)算機(jī)的預(yù)算，而這個秘書通過了解得知，由于計(jì)算機(jī)的更新速度非�？�，所以租賃計(jì)算機(jī)比購買新機(jī)所付出的費(fèi)用更低。該秘書打算起草一份商務(wù)文書就這個將購買計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)為租用計(jì)算機(jī)的想法向總經(jīng)理進(jìn)行匯報。

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參考答案2－2

在這種情形下，該秘書撰寫這份商務(wù)文書的行動目標(biāo)應(yīng)該是希望總經(jīng)理能夠批準(zhǔn)自己所建議的租用計(jì)算機(jī)的方案；而這種情形的正式指數(shù)按照前文所述三個問題的評分應(yīng)該在10分左右，因此這份商務(wù)文書的正式程度應(yīng)該處于輕快和凝重之間，需要好好地進(jìn)行把握；最后，利用游說矩陣來對這個情形進(jìn)行判斷，可以知道這份商務(wù)文書應(yīng)該屬于說服型，其撰寫重點(diǎn)應(yīng)該在于用預(yù)算和報價對比的形式向總經(jīng)理分析說明租用計(jì)算機(jī)比購買計(jì)算機(jī)要成本更低。