步驟二：決定文章的正式程度

在這個步驟中需要把握以下的內(nèi)容：

1.正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)

判斷在某一個商務(wù)文書中所應(yīng)該采用的正式程度，可以應(yīng)用“正式指數(shù)”來操作。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個問題所涉及的內(nèi)容來確定：

商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標讀者；

目標讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎；

商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。

商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個問題的實際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。

這三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。

2.正式程度的表現(xiàn)

在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面：

形式

這里所謂的“形式”，是指商務(wù)文書所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。

按照正式程度來劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務(wù)文書，通常會給目標讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便簽等則屬于非正式的商務(wù)文書。

稱謂

“稱謂”就是對目標讀者的稱呼。

語氣

而“語氣”，就指是在撰寫商務(wù)文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴肅的口氣的選擇。

【自檢2-1】

請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的正式指數(shù)：

（1）某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表自己給他們發(fā)送的通知郵件；

（2）某公司的一個普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規(guī)定，于是決定寫給行政部經(jīng)理的一封投訴信。

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參考答案2－1

（1）按照正式指數(shù)的三個問題來進行分析，這樣的一個郵件的最后得分應(yīng)該在20多分；因此，該邀請郵件的目標應(yīng)該是讓這些秘書都能參加，郵件為非正式的，口吻語氣可以是比較輕快的。

（2）同樣按照正式指數(shù)的三個問題來進行分析，這樣的一封投訴信的最后得分應(yīng)該不會超過10分；因此，這封投訴信應(yīng)該是很正式的，并且特別需要注意措詞。