在做好前三個步驟之后，撰寫商務文書進入到第四個步驟――選擇文章的層次結構。如同購買房屋要注重戶型結構一樣，商務文書的層次結構也是非常重要的，主要的層次結構包括以下五種類型：

1.連貫式

所謂“連貫式”，就是指商務文書的層次結構按照事情發(fā)展的時間順序來展開。

突出的重點

連貫式的層次結構突出的重點在于事情的前因后果以及發(fā)展脈絡。由于采用這種層次結構的商務文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否則其表達的意思就將不再完整。

適應的情形

在日常工作中，適用于這種層次結構的商務文書主要有工作報告、事故調查報告、工程報告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內容要清楚明白。

2.并列式

所謂“并列式”，就是商務文書中層次與層次之間是并列的關系。

突出的重點

并列式的層次結構也可以被稱為“天鵝下蛋式”，因為這種層次結構要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為后續(xù)并列內容的引子。正因為各個層次是并列的關系，所以這種層次結構的文書便于讀者按照其興趣或關注的重點來分段閱讀。

適應的情形

在日常工作中，適用于這種層次結構主要在報告、總結以及建議書等商務文書中常常被運用。值得注意的是，不同的層次結構在同一個商務文書中是可以互相穿插使用的，例如某個事故報告在總體上采用的是連貫式，但其間在分析原因的時候則又可以采用并列式的層次結構，最終的目的都是為了能夠將文書的核心意思清楚地呈現給讀者。

3.分析問題式

所謂“分析問題式”，實際上就是圍繞問題的出現直到最終解決的邏輯關系而展開的一種層次結構。在實際的工作環(huán)境中，出于不同的需要，分析問題式的層次結構還有著以下四個類型：

“只有結果”，這樣的商務文書包括批復、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關的分析，因為并沒有這個必要。

“提出問題并分析問題”，情況簡報就屬于這樣的類型。

“提出問題并解決問題”，例如公告和通知就屬于這樣的類型。

 “提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實際上就包括了處理問題從始至終的整個邏輯關系，在實際工作終指導性的通報和決議就是最好的例子。

4.問答式

所謂“問答式”，就是指運用問答的形式來組織商務文書的全篇。

突出的重點

在商務文書終運用問答式的層次結構應該要注意對問題的設計：問題并不是胡亂設計的，而是為了突出文書的主旨而進行的一種利益上的引導；因此，設計問題時要突出利益以及避免不良后果的方法。

適應的情形

在日常工作中，通常會采用這種層次結構的商務文書主要有企業(yè)的內刊、內部通訊以及操作程序指南等。

5.行動結果式

所謂“行動結果式”，就是在商務文書中先擺問題、而后突出結果以及結果的實現方式的一種層次結構。

例如，以下這段廣告宣傳采用的就是行動結果式的層次結構：

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