在明確了商務文書的行動目標、正式程度、總體風格以及層次結構之后，撰寫的的五個步驟就是列出文章的大綱。

1.列出大綱的好處和目的

由于現在計算機的廣泛普及，撰寫商務文書的這個步驟往往被大家所忽略，認為直接動筆開始撰寫比較有效率。但我們需要明確的一點是，在撰寫商務文書之前做列出大綱的工作實際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。動筆之前如果先做出一個大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。

撰寫商務文書是一個“七分想，三分寫”的過程，列提綱的過程實際上就是一個建立自己思維次序的過程；在合理的撰寫次序確立了之后，具體內容的行文就是水到渠成的事情了。

2.具體的做法

利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法：

提綱法

提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實際上就是圍繞商務文書的核心主旨，按照時間的順序以及邏輯關系將主要內容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內容。

輻射法

而輻射法，則是一種發(fā)散的思維方法，即撰寫者從一個中心點出發(fā)，隨性地把聯想到的東西或者想法都集中在紙上。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理其這些想法的內在邏輯關系，當所有的想法都呈現出來之后，再將它們梳理清楚。

輻射法的好處在于不會漏掉撰寫者任何一個想法，在西方也被稱之為“腦力激蕩法”或者“頭腦風暴法”。

【案例1】

有關申請參加培訓的郵件

某公司的一位財務人員想報名參加新會計制度的講解培訓班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準任何的培訓申請的，所以她打算寫一份郵件給其經理，讓他批準并支持自己的請求。

對于這樣一個商務文書而言，其行動目標很簡單，就是這個財務人員希望其經理同意自己出去參加培訓并支付培訓費用；其結構層次可以采用行動結果式，即分別分析參加和不參加這個培訓對公司而言所產生的幫助和損失。當然，層次結構也可以采用不并列式，即并列地分析自己應該參加這個培訓的原因。

為達到這樣的一個溝通目的，對于這個商務文書可以采用輻射法列出一個大綱：接收培訓后在工作中可以減少出錯、參加培訓可以了解到新的合理避稅方法以幫助公司節(jié)省成本支出、培訓費用的問題、培訓有利于員工的個人成長和發(fā)展、提高員工的滿意度、提升員工對公司的忠誠度、形成公司良性的企業(yè)文化……