管理程序概述
　　具體要求和級別
　　掌握管理程序定義（適合三級）。
　　明確管理程序的確定性、穩(wěn)定性和可操作性特點（適合三級）。
　　了解什么是強制性程序（適合三級）。
　　了解什么是選擇性程序（適合三級）。
　　◆ 程序是指事物運動過程中必須遵循的前后相連的穩(wěn)定的步驟系列。
　　◆ 管理程序是指為實現(xiàn)某項功能目標而對各運作環(huán)節(jié)、工作事物過程、辦事流程所作的有序安排，體現(xiàn)出管理規(guī)律的穩(wěn)定步驟系列。
　　在處理辦公室事務(wù)的過程中不難發(fā)現(xiàn)，我們每天都在做著大量重復(fù)性的勞動，有些工作甚至連先后順序都是完全一樣的，為了提高效率、節(jié)約勞動，我們可以把在同一條件下的處理同一具體事務(wù)的最佳步驟、方法及其先后次序確定下來，再把它運用于以后的所有同類或相似事務(wù)的處理過程并形成穩(wěn)定的模式，這種模式就是管理程序。可以說，管理程序在一定意義上是對管理活動規(guī)律的具體反映。
　　 管理步驟一般包括兩個以及兩個以上的工作步驟，這些步驟間有規(guī)定性的時間順序，每個步驟又有其具體的工作方法等等。通過管理程序，我們可以非常明確地認識到，應(yīng)該有步驟地實施管理活動，包括工作由誰來做、怎樣做、何時完成、上下環(huán)節(jié)和工作步驟間是一種什么樣的關(guān)系、用什么樣的方法處理這種關(guān)系、需要什么手續(xù)、采用什么方式和手段以及達到什么樣的質(zhì)量標準等等。
　　（1）管理程序的構(gòu)成要素
　　 ★ 時間因素
　　 “一寸光陰一寸金”，時間是任何管理活動中的極其重要的資源，如果能夠在特殊的時期把握發(fā)展機遇，在工作的時序安排上科學(xué)合理，就能確保單位或部門的穩(wěn)定發(fā)展。因此，管理程序的制定和運行必須充分考慮時間因素。
　　 ★ 空間因素
　　 空間因素指的是單位或部門充分發(fā)揮其職能作用的領(lǐng)域，即發(fā)揮作用的范圍。管理程序必須充分把握運作空間，注重空間控制。要將單位的職能活動從縱向上劃分為若干層級，明確橫向上各專業(yè)職能管理的職責(zé)、職權(quán)，將之配置給各個部門，從而保證分工的明確與合理。
　　★ 權(quán)責(zé)因素
　　管理權(quán)責(zé)是各項管理的基礎(chǔ)和重要資源。從某種意義上講，管理程序?qū)嶋H上是對權(quán)責(zé)在實際運作中的有序配置，各個程序都要確定其責(zé)任和權(quán)力，即該程序系統(tǒng)要完成哪些任務(wù)、要遵從哪些規(guī)范和要求、擁有哪些權(quán)力、在怎樣的權(quán)限范圍內(nèi)可以自主處置問題等等。一定要在每個程序的各個環(huán)節(jié)明確權(quán)力和責(zé)任。
　　★ 事項因素
　　事項是管理程序的對象。一般說來，管理事項可以分為程序化管理事項和非程序化管理事項。對程序化管理事項制定管理程序，有利于職能活動的穩(wěn)定和有序；對非程序化管理事項制定管理程序，可以對隨機出現(xiàn)的事項進行規(guī)范管理。
　�。�2）管理程序的特征
　　 ★ 確定性
　　 管理程序必須由實施該程序的部門來制定，體現(xiàn)某一部門的意志。因此，程序要有明確的規(guī)定，以書面形式確定，而不是“約定俗成”的。單位要嚴密地規(guī)定程序，工作人員要嚴格執(zhí)行程序，無論是誰違反了程序，都需要承擔(dān)相應(yīng)的后果。
　　 ★ 穩(wěn)定性
　　 管理程序必須保持在相當長的時間范圍內(nèi)穩(wěn)定有效，絕對不允許“朝令夕改”。這就表明，制定管理程序必須慎重，必須在具備一定條件之后才能進行，更不能輕易更動、廢止。
　　★ 可操作性
　　管理程序是用來執(zhí)行的，因此必須明確、具體、可行。這就要求我們在制定程序時必須遵循客觀規(guī)律，使其合法、合理，確有效果，程序本身也必須具體， 不能模棱兩可。
　�。�3）管理程序的功能
　　★ 提高工作效率，改善工作質(zhì)量
　　★ 維護公民的合法權(quán)益

　開發(fā)管理程程序
　　具體要求和級別
　　學(xué)會設(shè)定程序的目標(適合三級)。
　　對已有程序進行檢查，找出問題所在(適合三級)。
　　針對存在的問題接見雇員、開展調(diào)查問卷，尋求專家建議，并對相關(guān)信息進行記錄和分析(適合三級)。
　　分析程序的成本(適合三級)。
　　學(xué)會用各種流程圖將程序描繪出來(適合三級)。
　　向管理層匯報并獲得批準(適合三級)。
　�。�1）程序設(shè)計要求
　　 ★ 目標一致
　　管理程序的設(shè)計，其最終目的是為了更好地實現(xiàn)管理目標，這就要求每一個程序的每一個環(huán)節(jié)、每一個工作都有共同的目標，并為實現(xiàn)這個目標而運作。因此，在程序設(shè)計中，無論是整體還是局部、無論是系統(tǒng)還是環(huán)節(jié)，乃至程序內(nèi)各環(huán)節(jié)之間、程序與程序之間都要強調(diào)目標一致。擁有共同目標的管理程序才能符合管理的實際需要。
　　★ 系統(tǒng)規(guī)范
　　☆ 程序設(shè)計必須從總體要求出發(fā)，使每個子程序都符合總的規(guī)范要求，從而構(gòu)成總體的規(guī)范系統(tǒng)。
　　☆ 各個管理程序要根據(jù)工作內(nèi)容的性質(zhì)，考慮其自身的規(guī)范。
　　☆ 要確定相應(yīng)的制度，以保證管理程序的系統(tǒng)規(guī)范在實踐中發(fā)揮作用。
　　★ 環(huán)環(huán)相扣
　　管理程序的各個環(huán)節(jié)必須密切聯(lián)系、相互銜接，前一環(huán)節(jié)的成果是后一環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)和起點，后一環(huán)節(jié)的工作是前一環(huán)節(jié)的繼承和延伸。管理程序要將各要素有機地結(jié)合在一起，才能構(gòu)成科學(xué)有效的管理程序系統(tǒng)。
　　★ 制約明確
　　管理程序要對管理行為進行規(guī)范和制約，以確保管理的效益，因此，在管理程序中，必須明確各種制約關(guān)系。這種制約包括程序間的制約關(guān)系和程序內(nèi)各環(huán)節(jié)的制約機制，并讓工作人員理解和遵從這種制約機制和制約關(guān)系。
　　★ 有機整合
　　管理程序強調(diào)分工，更強調(diào)橫向、縱向的整合和連接，沒有有機整合的管理程序是各行其是、相互混亂的管理程序，甚至難以形成。
　　 此外，管理程序的設(shè)計還要盡可能做到合法合理、簡便和適用等等。
　�。�2）開發(fā)程序的方法步驟
　　★ 明確目的、任務(wù)
　　要明確程序設(shè)計的具體目的、任務(wù)，是要新建立一個程序還是更新改造一個既有的程序。如果是建立新程序，要實現(xiàn)什么目的、效果以及有哪些方面的具體 要求，如果是改造舊程序，要指出其問題產(chǎn)生的具體原因、后果和相互關(guān)系，并盡可能將任務(wù)予以分解。
　　★ 檢查程序、發(fā)現(xiàn)問題
　　只有找到了問題的癥結(jié)所在，才能“對癥下藥”，針對出現(xiàn)的問題，制定方案。因此，在改造已有程序的過程中，要注意檢查程序，敏銳地捕捉一些工作信號。
　　☆ 如果一個程序出現(xiàn)如下情況，就很可能意味著這個程序出了問題。