上海會(huì)計(jì)從業(yè)考試會(huì)計(jì)基礎(chǔ)精編筆記：會(huì)計(jì)檔案保管

　　第二節(jié)　會(huì)計(jì)檔案保管 

　　一、會(huì)計(jì)檔案的裝訂
　　1.會(huì)計(jì)憑證的裝訂。會(huì)計(jì)憑證一般每月裝訂一次。會(huì)計(jì)憑證裝訂后，應(yīng)在每本憑證封面上填寫好憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)，會(huì)計(jì)主管人員和憑證裝訂人員在在封面上簽章；同時(shí)，應(yīng)在憑證封面上編好卷號(hào)，按卷號(hào)順序入柜，并應(yīng)在顯露出標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便調(diào)閱。
　　2.會(huì)計(jì)賬簿的裝訂。各種會(huì)計(jì)賬簿在年終辦理了年度結(jié)賬后，除跨年度連續(xù)使用的賬簿（如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬）外，其他賬簿都應(yīng)按時(shí)整理立卷。
　　3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成并及時(shí)報(bào)出后，留存的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，謹(jǐn)防丟失。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂要求如下：
　　（1）核對(duì)整理。裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，并防止折角。
　�。�2）按順序進(jìn)行裝訂。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂順序?yàn)榉饷妯D―編制說明――各種會(huì)計(jì)報(bào)表（按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列）――會(huì)計(jì)報(bào)表附注――封底。
　　（3）編號(hào)。各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)根據(jù)其保管期限編制卷號(hào)。
　　4.其他會(huì)計(jì)核算資料的裝訂。屬于會(huì)計(jì)檔案構(gòu)成內(nèi)容的其他會(huì)計(jì)核算資料，也應(yīng)按照一定的規(guī)則、順序予以裝訂成冊(cè)。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的整理要求有以下幾點(diǎn)：
　　1.分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類會(huì)計(jì)賬簿、二類會(huì)計(jì)憑證、三類會(huì)計(jì)報(bào)表、四類文字資料及其他會(huì)計(jì)核算資料。
　　2.檔案形成要統(tǒng)一。包括案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列都要統(tǒng)一。
　　3.管理要求要統(tǒng)一。要建立會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄。會(huì)計(jì)憑證要裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他零星資料要按年度排序并編裝訂成冊(cè)。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
　　根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案的程序是：（1）編制移交清冊(cè)，填寫交接清單；（2）在賬簿使用日期欄填寫移交日期；（3）交接人員按移交清冊(cè)和交接清單所列項(xiàng)目核查無誤后簽章。
　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，一般不得拆封，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
　　【例題.單選題】某單位2010年4月份的會(huì)計(jì)憑證，其保管到期日為（�。�
　　A.2025年3月31日
　　B.2025年12月31日
　　C.2024年3月31日
　　D.2024年12月31日
　　 [答疑編號(hào)052090101]
　　『正確答案』B
　　四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、和25年5類。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　五、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
　　會(huì)計(jì)檔案只為本單位使用，各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。外部查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或復(fù)制手續(xù)；本單位內(nèi)部人員查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，也應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能辦理有關(guān)手續(xù)。查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案查閱、復(fù)制登記簿，查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、數(shù)量和借閱及歸還日期等情況都必須填寫清楚。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度、嚴(yán)格查閱、復(fù)制和收回手續(xù)，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整。

　　六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
　　（一）會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序和辦法{來源：考{試大}
　　單位會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：
　　1.本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同鑒定，嚴(yán)格審查，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
　　2.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
　　3.單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷；國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門和審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷；財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
　　4.監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案?jìng)洳椤?
　　對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債券債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部分保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。
　　會(huì)計(jì)檔案的銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，各單位必須嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法的管理》的規(guī)定進(jìn)行。故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，都是違法行為，如果構(gòu)成犯罪的，要依法追究刑事責(zé)任；尚不構(gòu)成犯罪的，也要承擔(dān)行政責(zé)任，違法單位和責(zé)任人員會(huì)受到相應(yīng)的行政處罰和行政處分。