外貿(mào)跟單，有兩種，一種是接單到出貨，不接觸實(shí)際貨物，另一種是貨物跟單，完全接觸貨物，比如鞋子，要完全了解它的整個(gè)生產(chǎn)過程，包括材質(zhì)前者一定要熟悉 英語 ，后者 英語 基礎(chǔ)即可。

　　外貿(mào) 跟單員 ，是指在國際貿(mào)易過程中，根據(jù)已簽署的商務(wù)合約中有關(guān)出口商品的相關(guān)要求，代表公司選擇生產(chǎn)加工企業(yè)，指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度以確保合同如期完成的人員。

　　 進(jìn)出口 貨物的基本程序

　　外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的 進(jìn)出口 交易.我們分別來了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及 跟單員 所要做的工作.

　　貨物的出口交易有二種形式,一種通過外貿(mào)公司出口,另一種是自營出口.跟單員對出口貨物的跟單工作主要有:接單,跟進(jìn)生產(chǎn),出貨跟蹤,制單 結(jié)匯 等.

　　一接單:接單也即合同的簽定,訂單的取得.

　　合同的書面形式并不限于某種特定的格式.任何載明雙方當(dāng)事人名稱,標(biāo)的物的質(zhì)量,數(shù)量,價(jià)格,交貨和支付等交易條件的書面文件,包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件,電報(bào)或電傳,都足以構(gòu)成書面合同.

　　1.下單方式:客戶下單的方式有:通過電話,Fax, Email或書面合同等方式.

　　2.接單的途徑:交易會,出訪,出國參展,邀請客戶來訪,利用我們的網(wǎng)站,等等.

　　3.接單的形式:在出口貿(mào)易中,跟單員接的單沒有特定的限制,最常見的是:
　　(1) 合同:(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT).前者由賣方草擬,后者由買方草擬.
　　(2) 確認(rèn)書;(CONFIRMATION)它比合同要簡化些.對異議,仲裁,不可抗力等 條款 都不列入.它也有銷貨確認(rèn)書(SALES CONFIRMATION)和購貨確認(rèn)書(PURCHASE CONFIRMATION).這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特產(chǎn)等.而合同用的比較正規(guī).機(jī)器設(shè)備,大棕貿(mào)易的進(jìn)出口.
　　還有協(xié)議書,意向書,訂單和委托訂單等.要提的是,客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單,我們收到后要回復(fù),不能置之不理,否則算默認(rèn).

　　4.接單的程序: 接單的程序可分為詢盤,發(fā)盤,還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié).
　　(1) 詢盤:(INQUIRY)又叫詢價(jià).
　　(2) 發(fā)盤:(OFFER)又叫發(fā)價(jià).是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件,并愿意按照這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示.在實(shí)際業(yè)務(wù)中,發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的.
　　(3) 還盤:(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià).
　　(4) 接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件,并愿意按這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示.

　　二審單:即審核合同

　　1.審單內(nèi)容:
　　確認(rèn)產(chǎn)品名稱,規(guī)格,質(zhì)量,數(shù)量,單價(jià),價(jià)格 條款 ,總額,付款方式,包裝要求,交貨期,交貨方式.

　　2.審單方法:

　　(1)產(chǎn)品名稱,規(guī)格:
　　審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品 與我們的產(chǎn)品資料能否對上號 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格.

　　(2)質(zhì)量:
　　也稱品質(zhì).是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合.在國際貨物買賣中,貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件,也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件.

　　(3)數(shù)量:
　　應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,其計(jì)量單位,重量以及約數(shù)有何 規(guī)定 .
　　約數(shù):如合同數(shù)量前加"約",可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動.國際上對約字的含義解釋不一.有的認(rèn)為是2.5%,有的認(rèn)為是5%.按《跟單 信用證 統(tǒng)一慣例》, 信用證 上如 規(guī)定 約字,應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度.

　　(4)單價(jià),總額的審查:
　　1.客戶下單有的會將單價(jià)標(biāo)出,我們要對照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對 總額有沒有加錯(cuò) 新客戶下單,要查看我們給他的報(bào)價(jià).
　　2.通常我們以美元為結(jié)算貨幣,但也有以其它幣種的.要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣.(英鎊,港幣,歐元)

　　(5)價(jià)格條款的審查:
　　出口貨物的單價(jià)條款,也稱價(jià)格 術(shù)語 ,常用的有:
　　 FOB 船上交貨價(jià)(指裝運(yùn)港的價(jià)格條件)
　　C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨
　　 CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)(指目的港)價(jià)格
　　常用的 FOB CFR CIF 幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下:
　　(1) FOB價(jià)格換算為其它價(jià):
　　 CFR 價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
　　FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
　　CIF價(jià) = -----------------------
　　1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
　　(2) CFR價(jià)格換算為其它價(jià):
　　FOB價(jià) = CFR價(jià) ? 運(yùn)費(fèi)
　　CFR價(jià)
　　CIF價(jià) = ----------------------------
　　1 ? 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
　　(3) CIF價(jià)格換算為其它價(jià):
　　FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 ? 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率) - 運(yùn)費(fèi)
　　CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 ? 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率)
　　(6)付款方式審查:
　　1. 付款方式是否能接受 LC ,付定金,等等.
　　2. 支付的貨幣能否接受
　　(7)包裝要求的審查:
　　1.工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受
　　2.客戶提供的包裝(彩印,尺寸)我們能否做
　　3.客戶提供的包裝資料是否齊全 (內(nèi)包裝,外包裝,標(biāo)簽,說明書)
　　內(nèi)包裝:普合,白合,彩合,吸塑
　　外包裝:紙箱,木箱,桶裝,編織袋.最主要是嘜頭印刷.
　　(8)交貨期的審查
　　跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及時(shí)籌備到貨物,并裝船送達(dá).交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限,而不是某個(gè)具體日期.期限有長有短.可以是2周,3周,或一個(gè)月,二個(gè)月,一個(gè)季度或更長.

　　(9)交貨方式的審查:
　　運(yùn)輸主要有海運(yùn),陸運(yùn), 空運(yùn) ,郵寄等等.
　　注:如運(yùn)費(fèi)由客戶支付,客戶 決定 交貨方式.如我們付費(fèi),盡量用海運(yùn).如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià),而客戶要求 空運(yùn) (趕銷售),我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用.

　　關(guān)于樣品:

　　要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步.
　　1.寄目錄,樣本:
　　2.準(zhǔn)備樣品.
　　(1)工廠現(xiàn)有的款式
　　(2)新款
　　(3)客戶來樣.

　　要領(lǐng):無論老品,新品,還是客戶來樣,樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn).特別是新品可能要反復(fù)修改幾次.跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣.在國際貿(mào)易中,憑樣品成交的比重很大.作為跟單員,我們要做到:
　　(1) 有完整的產(chǎn)品資料,主動進(jìn)行宣傳.
　　(2) 新品的成本,價(jià)格要進(jìn)行核算.
　　(3) 新品的制作要留有實(shí)樣.
　　(4) 客戶的來樣要保存好原樣.

　　三形式 發(fā)票 :PROFORMA INVOICE

　　買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規(guī)格,價(jià)格等條件開立的一份參考性 發(fā)票 .這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對雙方都無最終約束力.為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明"形式發(fā)票"字樣. 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息.(收貨人,合同號,形式發(fā)票號,開出日期). 產(chǎn)品信息 (品名,數(shù)量,價(jià)格,交貨期).合同條款 (價(jià)格條款,付款方法).此外,提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款.

　　注意幾點(diǎn):
　　1 .單價(jià)條款要明確 (FOB, CFR, CIF)
　　2 .交期要明確
　　3 .付款條件要明確 (LC, TT)

　　四出口貨物跟單的基本程序:

　　出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn).它以貨,證,船,款為中心,包括備貨,催證,改證, 租船 訂倉,(報(bào)關(guān),報(bào)驗(yàn),裝船),制單, 結(jié)匯 等環(huán)節(jié).我們將這些程序概括為:

　　(1)籌備貨物:按訂單及信用證的要求,按時(shí),按質(zhì),按量地備好貨物.

　　(2)催審單證:大多數(shù)的支付方式是L/C.對安全收匯有保障,因它是銀行信用. 只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致,銀行保證付款.跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證,審核和修改的跟蹤工作.

　　催證:貨物快完成時(shí),要催證.

　　審證:審證是銀行和公司的共同職責(zé),但在范圍和內(nèi)容上有所不同.銀行從 政策 面上,開證的國家有無貿(mào)易往來 開證行的資信 公司審開證人和受益人對否 L/C的貨物和金額與合同是否相同 裝期 特別條款

　　改證:審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事.包裝上,總金額,效期,包括拼寫錯(cuò)誤.要求對方修改,一份L/C,可能有幾處問題,我們要一一指出,一次性修改.

　　(3)訂倉裝船:貨物備妥,L/C沒問題后,我們就要進(jìn)入到出貨裝柜, 租船 訂倉和裝船的階段.按CFR 和CIF成交的,我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù).首先:

　　出貨裝柜:跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事.這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,制作 裝箱單 ,跟蹤裝柜等.

　　A. 貨柜選擇:根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜.常用的有:20' 29 ? 30立方/17.5噸 40' 58 ? 61 立方/22.5噸 40'H 68 ?71立方/27.5噸

　　B. 制作 裝箱單 :裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況.應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號,嘜頭等.

　　C. 跟蹤裝柜:出貨前一天 通知 有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性.協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜.貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝,指導(dǎo)貨物的擺放.如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于 海關(guān) 查貨用.

　　(4)制單結(jié)匯:是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié).

　　A.制單:貨物裝船后,跟單員要及時(shí)按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù).

　　要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行.

　　出口單據(jù)主要有: 匯票 ,發(fā)票, 海關(guān) 發(fā)票,提單,裝箱單, 產(chǎn)地證 , 商檢證 ,保險(xiǎn)單等.

　　B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),并及時(shí)送交了銀行,我們就可及時(shí)收到貨款了.

　　單據(jù)要求:正確,完整,及時(shí),簡明,整潔

　　五進(jìn)口貨物跟單的基本程序

　　就是跟進(jìn) 進(jìn)口合同 的履行.其程序?yàn)?租船訂倉,申請開證,催交裝運(yùn),辦理保險(xiǎn),商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等.