考點：什么是會計檔案

1. 會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。

2. 會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

3. 各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

考點：會計檔案的歸檔

1. 歸檔范圍

(1)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(2)會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

(3)財務(wù)會計報告類，包括月度、季度、半年度財務(wù)會計報告和年度財務(wù)會計報告;

(4)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

2. 電子會計檔案

(1)單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。

(2)電子會計檔案的基本質(zhì)量要求

①形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸;

②使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;

④采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

⑤建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

⑥形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

(3)僅以電子形式保存，形成電子會計檔案

①單位內(nèi)部形成的、屬于歸檔范圍的電子會計資料，符合電子會計檔案基本質(zhì)量要求的，可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

②單位從外部接收的電子會計資料，符合電子會計檔案基本質(zhì)量要求、附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

3. 歸檔責任人

單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應(yīng)當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

4. 歸檔時間

(1)當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。

(2)因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，但單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過3年。

【相關(guān)鏈接】出納人員不得兼任(兼管)稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

考點：會計檔案的移交和利用

1. 單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

2. 紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當保持原卷的封裝。

3. 電子會計檔案的移交

(1)電子會計檔案移交時應(yīng)當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。

(2)特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交。

(3)單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

4. 會計檔案的利用

(1)單位應(yīng)當嚴格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

(2)會計檔案借用單位應(yīng)當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

考點：會計檔案的（最低）保管期限

1. 會計檔案的保管期限分為永久、定期(一般分為10年和30年)兩類;會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

2. 會計檔案的內(nèi)容和保管期限的具體規(guī)定(以企業(yè)和其他組織為例)

【提示】單位會計檔案的具體名稱如有與上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當比照類似檔案的保管期限辦理。