會(huì)計(jì)電算化的檔案管理(★★★)

一、會(huì)計(jì)電算化檔案的內(nèi)容

電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù))和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。

1.存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。在磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，是在會(huì)計(jì)電算化情況下新的會(huì)計(jì)檔案形式。其保存期限同《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表)一致。

2.采用電子計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求，即采用中文或中外文對照，字跡清晰，可作為會(huì)計(jì)檔案保存，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

3.通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)要結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

二、會(huì)計(jì)檔案的生成與管理

1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬一般應(yīng)于當(dāng)天登記并打印輸出，做好日清月結(jié)。

2.一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可滿頁打印。

3.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)?shù)販p少。

4.由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)并打印輸出的情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章、稽查人員簽名或蓋章、會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章。收、付款記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷、歸檔保管。

5.在手工事先做好記賬憑證，錄入記賬憑證后進(jìn)行處理的情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可。

6.計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，錄入記賬憑證后進(jìn)行處理的情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可。

7.計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，可作為會(huì)計(jì)檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。

8.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

9.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，還應(yīng)取得同級財(cái)政部門的同意。

10.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。

11.各單位應(yīng)積極地利用保存的會(huì)計(jì)檔案，并對外有條件地提供資料，但檔案原件原則上不得外借。

12.各單位對會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序和查找方便。

三、安全和保密措施

1.對存檔的會(huì)計(jì)資料要檢查記賬憑證上錄人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章，收、付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。

2.對電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)�和防鼠咬等工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，最好在兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)。

3.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)破壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

4.存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。

5.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

6.各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤、硬盤、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、縮微膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借或拿出單位。

7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。

【經(jīng)典例題】會(huì)計(jì)電算化檔案不包括(　)。(單項(xiàng)選擇題)

A.打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)

B.《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》

C.機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

D.軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

【答案】B

【解析】會(huì)計(jì)電算化檔案包括：軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)，機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔、會(huì)計(jì)軟件程序及其他會(huì)計(jì)資料，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的圈套資料等�！稌�(huì)計(jì)電算化管理辦法》是財(cái)政部為加強(qiáng)對會(huì)計(jì)電算化工作的管理，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》有關(guān)規(guī)定而制定的會(huì)計(jì)電算化的法規(guī)制度，它不屬于會(huì)計(jì)電算化檔案。故選B。