第四章  電子表格軟件在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用

【基本要求】

    1. 了解常用電子表格軟件的種類(lèi)

    2. 了解電子表格軟件的主要功能

    3. 熟悉Excel軟件的用戶(hù)界面

    4. 熟悉啟動(dòng)與退出Excel軟件的常用方法

    5. 熟悉Excel文件管理的常用方法

    6. 熟悉Excel圖表的插入方法

    7. 掌握數(shù)據(jù)輸入與編輯的常用方法

    8. 掌握Excel的公式及其運(yùn)用

    9. 掌握Excel常用函數(shù)的使用

    10. 掌握數(shù)據(jù)清單的設(shè)計(jì)要求

    11. 掌握記錄單的使用方法

    12. 掌握Excel的數(shù)據(jù)排序、篩選與分類(lèi)匯總的方法

    13. 掌握數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建與設(shè)置的方法

【考試內(nèi)容】

    第一節(jié)  電子表格軟件概述

    一、常用的電子表格軟件

    電子表格，又稱(chēng)電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計(jì)算的由橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格。

    WINDOWS 操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微
軟的EXCEL、金山WPS電子表格等；Mac操作系統(tǒng)下則有蘋(píng)果的Numbers，該軟件同時(shí)可用于 iPad 等手持設(shè)備。此外，還有專(zhuān)業(yè)電子表格軟件如 Lotus Notes、第三方電子表格軟件如FormulaOne等。

    微軟的 Excel 軟件（以下簡(jiǎn)稱(chēng) Excel）是美國(guó)微軟公司研制的辦公自動(dòng)化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、財(cái)經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域�？紤]到其操作簡(jiǎn)單直觀(guān)、應(yīng)用范圍廣泛、用戶(hù)眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說(shuō)明時(shí)，本大綱主要介紹EXCEL有關(guān)內(nèi)容。

    二、電子表格軟件的主要功能

    電子表格軟件的主要功能有：（1）建立工作簿；（2）管理數(shù)據(jù)；（3）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享；（4）制作圖表；（5）開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。

    （一）建立工作簿

    Excel 啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來(lái)的默認(rèn)由灰色橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格被稱(chēng)為工作表，又稱(chēng)“電子表格”。工作簿如同活頁(yè)夾，工作表如同其中的一張張活頁(yè)紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立。工作表是Excel存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，也稱(chēng)電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元
格。單元格是工作表的最小組成單位，單個(gè)數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納 32000 個(gè)字符。

    在Excel 2003 中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有 3 張工作表，每張工作表由65536行和256列組成；在Excel 2013中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有 1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時(shí)，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。

    （二）管理數(shù)據(jù)

    用戶(hù)通過(guò)Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷(xiāo)量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計(jì)算機(jī)，自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類(lèi)、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。

    （三）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

    通過(guò) Excel，用戶(hù)可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)共享工作簿文件。

    （四）制作圖表

    Excel提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線(xiàn)圖、氣泡圖、三維圖等14類(lèi)100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖恪㈧`活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類(lèi)型的圖表，以便直觀(guān)地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系；不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對(duì)象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計(jì)的圖表更具說(shuō)服力。

    （五）開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

    Excel自帶VBA宏語(yǔ)言，用戶(hù)可以根據(jù)這些宏語(yǔ)言，自行編寫(xiě)和開(kāi)發(fā)一些滿(mǎn)足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Excel的功能。

    三、Excel軟件的啟動(dòng)與退出

    （一）Excel軟件的啟動(dòng)

    通�？梢圆捎孟铝蟹椒▎�動(dòng)Excel軟件：

    1.點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單中列示的Excel快捷命令

    通過(guò)“開(kāi)始”菜單可啟動(dòng) Excel 軟件，同時(shí)建立一個(gè)新的文檔，該文檔在 Excel 軟件中被默認(rèn)為工作簿。啟動(dòng) Excel后建立的第一個(gè)空白工作簿的缺省名和擴(kuò)展名，在  Excel2003中分別默認(rèn)為 “Book1”和“.xls”（在Excel 2013中則分別為“工作簿1”和“.xlsx”），但也可以另存為其他名字和類(lèi)型

的文件。

    2.點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)

    這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng)建 Excel快捷方式圖標(biāo)。

    3.通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話(huà)框啟動(dòng)Excel軟件

    相關(guān)操作完成后，Excel 啟動(dòng)，同時(shí)建立一個(gè)新的空白工作簿。

    4.打開(kāi)現(xiàn)成的Excel文件

    直接點(diǎn)擊現(xiàn)成的 Excel 文件，通過(guò)打開(kāi)該文件來(lái)啟動(dòng)Excel軟件。

    （二）Excel軟件的退出

    通常可以采用下列方法退出Excel軟件：

    1.點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕

    點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“   ”后，Excel軟件將被退出。

    2.點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令

    右鍵單擊任務(wù)欄中的 Excel圖標(biāo)，打開(kāi)菜單選項(xiàng)，點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”命令可退出 Excel 文件。文件被關(guān)閉后，Excel軟件也隨之退出。

    3.按擊快捷鍵“Alt＋F4”

    按擊“Alt＋F4”鍵后，Excel軟件將被退出。

    以上三種方法操作時(shí)，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保
存，將出現(xiàn)提示是否保存的對(duì)話(huà)框。

    需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個(gè)工作簿的情形，如果當(dāng)前有多個(gè)工作簿文件在運(yùn)行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的 Excel 文件仍在運(yùn)行，Excel 軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Excel軟件才能退出。

    四、Excel軟件的用戶(hù)界面

    Excel 軟件啟動(dòng)后，通常會(huì)建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個(gè)最大化的工作簿窗口（簡(jiǎn)稱(chēng)窗口）。這一窗口是用戶(hù)操作Excel軟件的重要平臺(tái)，被稱(chēng)為默認(rèn)的用戶(hù)界面。

    Excel 軟件的默認(rèn)用戶(hù)界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Excel 2003及以下版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成；Excel 2007及以上版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

    （一）標(biāo)題欄

    標(biāo)題欄位于窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標(biāo)、文檔的標(biāo)題和控制Excel窗口的按鈕。

    （二）菜單欄

    Excel 2003的菜單欄默認(rèn)位于標(biāo)題欄的下方，但可移動(dòng)
到窗口的其他適當(dāng)位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個(gè)默認(rèn)的菜單項(xiàng)，包括 Excel的全部操作命令，每一菜單項(xiàng)分別含有對(duì)工作表進(jìn)行操作的一組功能相關(guān)的命令選項(xiàng)。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開(kāi)該命令的對(duì)話(huà)框；命令后面帶有“►”的，表示該選項(xiàng)后面帶有一個(gè)子菜單。

    （三）工具欄

    工具欄默認(rèn)位于菜單欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，它由一系列與菜單選項(xiàng)命令具有相同功能的按鈕組成。每個(gè)按鈕代表一個(gè)命令，能更加快捷地完成相應(yīng)的操作。

    用戶(hù)不僅可以自行設(shè)定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設(shè)定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

    （四）編輯區(qū)

    編輯區(qū)默認(rèn)位于工具欄的下方，由名稱(chēng)框、取消輸入按鈕、確認(rèn)輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來(lái)顯示當(dāng)前單元格的名字和當(dāng)前單元格的內(nèi)容、取消或確認(rèn)本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。

    （五）工作表區(qū)

    工作表區(qū)默認(rèn)位于編輯區(qū)的下方，是 Excel文件用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的專(zhuān)門(mén)區(qū)域，由工作表、工作表標(biāo)簽、標(biāo)簽滾
動(dòng)按鈕、滾動(dòng)條和滾動(dòng)條按鈕、列和列號(hào)、行和行號(hào)、全選按鈕、單元格等要素組成。

    （六）狀態(tài)欄

    狀態(tài)欄默認(rèn)位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開(kāi)關(guān)狀態(tài)等。

    （七）任務(wù)窗格

    任務(wù)窗格默認(rèn)位于Excel窗口的右邊，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開(kāi)始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫(huà)”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個(gè)任務(wù)窗格。

    （八）功能區(qū)

    功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強(qiáng)相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應(yīng)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽予以標(biāo)識(shí)，用戶(hù)可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當(dāng)前所需命令的功能區(qū)。

    Excel 2013默認(rèn)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽有“開(kāi)始”、“插入”、“頁(yè)面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開(kāi)發(fā)工具”，排列在標(biāo)題欄的下方。此外，用戶(hù)還可以通過(guò)“自定義功能區(qū)”自定義選項(xiàng)卡。單擊任一選項(xiàng)卡標(biāo)簽，其下方將出現(xiàn)一個(gè)以平鋪方式展開(kāi)的“帶形功能區(qū)”，它由若干個(gè)功能相關(guān)的組和命令所組成。

    功能區(qū)的優(yōu)勢(shì)主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶(hù)界面組件才能顯示的任務(wù)或入口點(diǎn)集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。

    五、Excel文件的管理

    Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改與刪除等工作。

    （一）Excel文件的新建與保存

    1.Excel文件的新建

    單擊“開(kāi)始”菜單中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任務(wù)欄中 Excel 的快捷方式圖標(biāo)或者通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話(huà)框等方式啟動(dòng)Excel軟件的，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來(lái)，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。

    以打開(kāi)現(xiàn)成 Excel文件方式啟動(dòng)Excel軟件的，可通過(guò)以下方法之一建立一個(gè)新的空白工作簿：1）按擊快捷鍵“Ctrl＋N”鍵；（2）打開(kāi)“文件”菜單，點(diǎn)擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板；（3）點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕（Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄）。

    2.Excel文件的保存

    為了繼續(xù)使用新建的 Excel文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱(chēng)和
類(lèi)型將 Excel 文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢�。Excel 文件在編輯修改完畢或退出 Excel 軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

    （1）通過(guò)敲擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。

    （2）通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl＋S”鍵進(jìn)行保存。對(duì)于之前已經(jīng)保存過(guò)的文件，按擊快捷鍵“Ctrl＋S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再?gòu)棾觥傲泶鏋椤睂?duì)話(huà)框。

    （3）通過(guò)單擊常用工具欄（適用于Excel 2003）或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄（適用于 Excel 2013）中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。

    （4）通過(guò)“文件”菜單（或Excel 2003“工具欄”菜單）中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。

    為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。

    （二）Excel文件的關(guān)閉與打開(kāi)

    1.Excel文件的關(guān)閉

    Excel 軟件退出前必須關(guān)閉打開(kāi)的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件：

    （1）點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

    Excel 2013中由于沒(méi)有“工具欄”菜單，但可點(diǎn)擊快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

    （2）點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

    （3）按擊快捷鍵“Ctrl＋F4”。

    上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的 Excel 文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Excel 軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊“Ctrl＋N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

    2.Excel文件的打開(kāi)

    打開(kāi)Excel文件的方法主要有：

    （1）通過(guò)直接點(diǎn)擊Excel文件打開(kāi)。

    （2）通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。

    （3）通過(guò)Excel“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)。

    （4）通過(guò)常用工具欄（適用于Excel 2003）或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄（適用于Excel 2013）中的“打開(kāi)”按鈕進(jìn)行打開(kāi)。

    （5）通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl＋O”（字母 O 的按鍵）進(jìn)行打開(kāi)。

    （三）Excel文件的保密與備份

    1.Excel文件的保密

    對(duì)于設(shè)置了打開(kāi)權(quán)限密碼的 Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開(kāi)。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。

    2.Excel文件的備份

    Excel 軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱(chēng)為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。

    （四）Excel文件的修改與刪除

    1.Excel文件的修改

    Excel 文件的修改通常在已打開(kāi)的 Excel 文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

    2.Excel文件的刪除

    Excel文件的刪除方法包括：

    （1）選中要?jiǎng)h除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進(jìn)行刪除。

    （2）鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的 Excel 文件，選擇刪除命令。

    第二節(jié)  數(shù)據(jù)的輸入與編輯

    一、數(shù)據(jù)的輸入

    （一）數(shù)據(jù)的手工錄入

    Excel 中，數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。Excel 文件打開(kāi)后，所有單元格均默認(rèn)處于就緒狀態(tài)，等待數(shù)據(jù)的輸入。

    1.在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)

    選定目標(biāo)單元格，錄入所需的數(shù)字或文本。

    2.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù)

    選定單元格區(qū)域，在當(dāng)前活動(dòng)單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中錄入所需的數(shù)字或文本，通過(guò)組合鍵“Ctrl＋Enter”確認(rèn)錄入的內(nèi)容。

    3.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù)

    相關(guān)設(shè)置完成后，在相應(yīng)的單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只需要輸入不重復(fù)的數(shù)字部分，系統(tǒng)會(huì)在輸入的數(shù)字前自動(dòng)加上重復(fù)部分。

    4.在工作組的一個(gè)單元格或多個(gè)單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)

    可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標(biāo)單元格，如同按照在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)；在一個(gè)單元格區(qū)域，如同按照在單張工作表的多個(gè)單元格中錄入相同數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。完成數(shù)據(jù)錄入后，可采用以下方法取消工作組：

    （1）單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標(biāo)簽（即組外工作表標(biāo)簽），如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動(dòng)工作表以外的任意一個(gè)工作表標(biāo)簽.
    （2）指向該工作簿任意一個(gè)工作表標(biāo)簽，單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選定“取消成組工作表”。

    （二）單元格數(shù)據(jù)的快速填充

    1.相同數(shù)據(jù)的填充

    某單元格的內(nèi)容需要復(fù)制到其他單元格時(shí)，通�？牲c(diǎn)擊該單元格右下角的填充柄，鼠標(biāo)箭頭隨之變?yōu)楹谑�字形，按住鼠�?biāo)左鍵向上下左右的任一方向拖動(dòng)，然后松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，該單元格的內(nèi)容即被填充到相關(guān)單元格。

    2.序列的填充

    序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄可自動(dòng)根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。使用填充序列的操作步驟是：

    （1）在需要輸入序列的第一個(gè)單元格中輸入序列第一個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容，緊接第二個(gè)單元格輸入序列第二個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容；

    （2）選中上述兩個(gè)單元格，點(diǎn)擊第二個(gè)單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，在適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo)，拖過(guò)的單元格將會(huì)自動(dòng)進(jìn)行填充。

    3.填充序列類(lèi)型的指定

    利用自動(dòng)填充功能填充序列后，可以指定序列類(lèi)型，如填充日期值時(shí)，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

    拖動(dòng)填充柄并釋放鼠標(biāo)時(shí)，鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕，單擊該按鈕打開(kāi)下拉菜單以選擇填充序列的類(lèi)型。

    （三）導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)

    EXCEL可以獲取SQL Server、ACCESS等數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的交互。

    二、數(shù)據(jù)的編輯

    （一）數(shù)據(jù)的復(fù)制和剪切

    1.數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼

    Excel中，可以使用“粘貼”命令粘貼復(fù)制的內(nèi)容，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。

    2.數(shù)據(jù)的剪切與粘貼

    數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標(biāo)單元格中同時(shí)還增加原單元格中的數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中數(shù)據(jù)不復(fù)存在，只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。

    （二）數(shù)據(jù)的查找和替換

    1.查找和替換特定數(shù)據(jù)

    如果只需要查找，單擊“查找下一個(gè)”逐個(gè)查找或單擊“查找全部”一次性全文查找；如果需要替換，單擊“替換”逐個(gè)替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。

    2.選中包含公式的單元格

    依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。

    3.替換格式

    進(jìn)行相應(yīng)格式設(shè)置后單擊確定回到“查找與替換”對(duì)話(huà)框，單擊“全部替換”即完成對(duì)內(nèi)容和格式的批量替換。

    三、數(shù)據(jù)的保護(hù)

    （一）保護(hù)工作簿

    Excel 可以為重要的工作簿設(shè)置保護(hù)，限制進(jìn)行相應(yīng)的操作。

    1.限制編輯權(quán)限

    工作簿被保護(hù)后所有的操作都不可進(jìn)行。如果要撤銷(xiāo)保護(hù)工作簿，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作簿”，輸入正確的密碼后可撤銷(xiāo)保護(hù)。

    2.設(shè)置工作簿打開(kāi)權(quán)限密碼

    設(shè)置密碼完成后，當(dāng)再次打開(kāi)工作簿時(shí)需要輸入正確的密碼才能打開(kāi)。

    （二）保護(hù)工作表

    在Excel 2013中，可以對(duì)工作表進(jìn)行編輯權(quán)限設(shè)定，限制他人對(duì)工作表的編輯權(quán)限，如插入行、插入列等。取消權(quán)限保護(hù)需輸入正確的密碼。

    如果要撤銷(xiāo)保護(hù)工作表，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇

“保護(hù)工作表”，正確輸入取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼后可撤銷(xiāo)保護(hù)。

    （三）鎖定單元格

    鎖定單元格可以使單元格的內(nèi)容不能被修改，使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護(hù)工作表功能。

    第三節(jié)  公式與函數(shù)的應(yīng)用

    一、公式的應(yīng)用

    （一）公式的概念及其構(gòu)成

    公式是指由等號(hào)“=”、運(yùn)算體和運(yùn)算符在單元格中按特定順序連接而成的運(yùn)算表達(dá)式。運(yùn)算體是指能夠運(yùn)算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱(chēng)、函數(shù)等；運(yùn)算符是使 Excel自動(dòng)執(zhí)行特定運(yùn)算的符號(hào)。Excel 中，運(yùn)算符主要有四種類(lèi)型：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。

    Excel中，公式總是以等號(hào)“=”開(kāi)始，以運(yùn)算體結(jié)束，相鄰的兩個(gè)運(yùn)算體之間必須使用能夠正確表達(dá)二者運(yùn)算關(guān)系的運(yùn)算符進(jìn)行連接。即公式的完整表達(dá)式按以下方式依次構(gòu)成：等號(hào)“=”、第一個(gè)運(yùn)算體、第一個(gè)運(yùn)算符、第二個(gè)運(yùn)算體，以下類(lèi)推，直至最后一個(gè)運(yùn)算體。

    （二）公式的創(chuàng)建與修改

    1.公式的創(chuàng)建

    Excel 中，創(chuàng)建公式的方式包括手動(dòng)輸入和移動(dòng)點(diǎn)擊輸入。

    手動(dòng)輸入公式時(shí)如有小圓括號(hào)，應(yīng)注意其位置是否適當(dāng)以及左括號(hào)是否與右括號(hào)相匹配。

    當(dāng)輸入的公式中含有其他單元格的數(shù)值時(shí)，為了避免重復(fù)輸入費(fèi)時(shí)甚至出錯(cuò)，還可以通過(guò)移動(dòng)鼠標(biāo)去單擊擬輸入數(shù)值所在單元格的地址（即引用單元格的數(shù)值）來(lái)創(chuàng)建公式。

    移動(dòng)點(diǎn)擊輸入數(shù)值所在單元格的地址后，單元格將處于“數(shù)據(jù)點(diǎn)模式”。

    2.公式的編輯和修改

    公式編輯和修改的方法有：

    （1）雙擊公式所在的單元格直接在單元格內(nèi)修改內(nèi)容。

    （2）選中公式所在的單元格，按下“F2”建后直接在單元格內(nèi)更改內(nèi)容。

    （3）選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應(yīng)更改。

    需注意的是，在編輯或者移動(dòng)點(diǎn)擊輸入公式時(shí)，不能隨便移動(dòng)方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內(nèi)光標(biāo)移動(dòng)之前的位置將自動(dòng)輸入所移至單元格的地址名稱(chēng)。

    （三）公式的運(yùn)算次序

    對(duì)于只由一個(gè)運(yùn)算符或者多個(gè)優(yōu)先級(jí)次相同的運(yùn)算符（如既有加號(hào)又有減號(hào)）構(gòu)成的公式，Excel 將按照從左到
右的順序自動(dòng)進(jìn)行智能運(yùn)算；但對(duì)于由多個(gè)優(yōu)先級(jí)次不同的運(yùn)算符構(gòu)成的公式，Excel 則將自動(dòng)按照公式中運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)次從高到低進(jìn)行智能運(yùn)算。

    為了改變運(yùn)算優(yōu)先順序，應(yīng)將公式中需要最先計(jì)算的部分使用一對(duì)左右小圓括號(hào)括起來(lái)，但不能使用中括號(hào)。公式中左右小圓括號(hào)的對(duì)數(shù)超過(guò)一對(duì)時(shí)，Excel 將自動(dòng)按照從內(nèi)向外的順序進(jìn)行計(jì)算。

    （四）公式運(yùn)算結(jié)果的顯示

    Excel 根據(jù)公式自動(dòng)進(jìn)行智能運(yùn)算的結(jié)果默認(rèn)顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應(yīng)顯示公式表達(dá)式的完整內(nèi)容。該單元格處于編輯狀態(tài)時(shí)，單元格也將顯示等號(hào)“=”及其運(yùn)算體和運(yùn)算符，與所對(duì)應(yīng)編輯欄顯示的內(nèi)容相一致。

    1.查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果

    單元格中默認(rèn)顯示的運(yùn)算結(jié)果是根據(jù)完整的公式表達(dá)式進(jìn)行運(yùn)算的結(jié)果，但可通過(guò)下述方法查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果：

    （1）選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進(jìn)入編輯狀態(tài)；

    （2）選中公式中需要查看其運(yùn)算結(jié)果的運(yùn)算體和運(yùn)算符，按“F9”鍵后，被選中的內(nèi)容將轉(zhuǎn)化為運(yùn)算結(jié)果，該運(yùn)算結(jié)果同時(shí)處于被選中狀態(tài)。

    在運(yùn)算結(jié)果處于被選中狀態(tài)下，如果按下確認(rèn)鍵或者移

動(dòng)光標(biāo)鍵，公式中參與運(yùn)算的運(yùn)算體和運(yùn)算符將不復(fù)存在，而被該結(jié)果所替代；如果移動(dòng)鼠標(biāo)去點(diǎn)擊其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態(tài)切換成數(shù)據(jù)點(diǎn)狀態(tài)，公式所在單元格里同時(shí)顯示被選中單元格的地址或名稱(chēng)。

    （3）按下“Esc”鍵或者“Ctrl＋Z”組合鍵（或單擊“撤消”按鈕），運(yùn)算結(jié)果將恢復(fù)為公式表達(dá)式的原來(lái)內(nèi)容。

    2.公式默認(rèn)顯示方式的改變

    為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過(guò)下述方法使單元格默認(rèn)顯示完整的公式表達(dá)式，實(shí)現(xiàn)公式表達(dá)式與運(yùn)算結(jié)果之間的便捷切換。

    （1）在單元格顯示運(yùn)行結(jié)果時(shí)，選中單元格，按下“Ctrl＋`”組合鍵或者點(diǎn)擊“顯示公式”（適用于 Excel 2013）菜單命令，可切換為顯示公式內(nèi)容。

    （2）在單元格顯示公式內(nèi)容時(shí)，選中單元格，按下“Ctrl＋`”組合鍵或者點(diǎn)擊“顯示公式”（適用于 Excel 2013）菜單命令，或者點(diǎn)擊“公式審核模式”（適用于Excel 2003）菜單命令，可切換為顯示運(yùn)行結(jié)果。

    3.將公式運(yùn)算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值

    采用復(fù)制粘貼的方法將公式原地復(fù)制后，進(jìn)行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。

    二、單元格的引用

    單元格引用是指在不同單元格之間建立鏈接，以引用來(lái)

自其他單元格的數(shù)據(jù)。引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。

    通過(guò)引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一單元格的數(shù)值，常用的單元格引用分為相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用三種。此外還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其他應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。

    （一）引用的類(lèi)型

    1.相對(duì)引用

    如果公式使用的是相對(duì)引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格與引用源數(shù)據(jù)的單元格的相對(duì)位置，當(dāng)復(fù)制使用了相對(duì)引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用將自動(dòng)更新，數(shù)據(jù)源將指向與當(dāng)前公式所在單元格位置相對(duì)應(yīng)的單元格。在相對(duì)引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面沒(méi)有任何標(biāo)示符號(hào)。Excel 默認(rèn)使用的單元格引用是相對(duì)引用。

    2.絕對(duì)引用

    如果公式使用的是絕對(duì)引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格在工作表中的絕對(duì)位置，當(dāng)復(fù)制使用了絕對(duì)引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用不會(huì)更新，數(shù)據(jù)源仍然指向原來(lái)的單元格。在絕對(duì)引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面分別加入標(biāo)示符號(hào)“$”。如果要使復(fù)

制公式時(shí)數(shù)據(jù)源的位置不發(fā)生改變，應(yīng)當(dāng)使用絕對(duì)引用。

    3.混合引用

    混合引用是指所引用單元格地址的行標(biāo)與列標(biāo)中只有一個(gè)是相對(duì)的，可以發(fā)生變動(dòng)，而另一個(gè)是絕對(duì)的。

    （二）輸入單元格引用

    在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標(biāo)或鍵盤(pán)的方向鍵選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方法來(lái)改變引用的類(lèi)型：

    1.在單元格地址的列標(biāo)和行標(biāo)前直接輸入“$”符號(hào)。

    2.輸入完單元格地址后，重復(fù)按“F4”鍵選擇合適的引用類(lèi)型。

    （三）跨工作表單元格引用

    跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱(chēng)三維引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨表引用：

    工作表名！數(shù)據(jù)源所在單元格地址

    （四）跨工作簿單元格引用

    跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱(chēng)外部引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨工作簿引用：

    [工作簿名]工作表名！數(shù)據(jù)源所在單元格地址

    三、函數(shù)的應(yīng)用

    在Excel中，利用函數(shù)可以快速執(zhí)行有關(guān)計(jì)算。

    函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名（參數(shù)序列）。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運(yùn)算的各個(gè)參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。

    （一）常用函數(shù)

    1.統(tǒng)計(jì)函數(shù)

    （1）MAX

    MAX（number1，number2，……）用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

    （2）MIN

    MIN（number1，number2，……）用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

    （3）SUM

    SUM（number1，number2，……）用于計(jì)算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。

    （4）SUMIF

    SUMIF（range，criteria，sum_range）用于對(duì)滿(mǎn)足條件的單元格求和。

    （5）AVERAGE

    AVERAGE（number1，number2，……）用于返回參數(shù)的算術(shù)平均值。

    （6）AVERAGEIF

    AVERAGEIF（range，criteria，average_range）用于

返回某個(gè)區(qū)域內(nèi)滿(mǎn)足給定條件的所有單元格的算術(shù)平均值。

    （7）COUNT

    COUNT（value1，value2，……）用于計(jì)算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個(gè)數(shù)。

    （8）COUNTIF

    COUNTIF（range，criteria）用于對(duì)區(qū)域中滿(mǎn)足單個(gè)指定條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)。

    2.文本函數(shù)

    （1）LEN

    LEN（text）用于返回文本字符串中的字符數(shù)。

    （2）RIGHT

    RIGHT（text，num_chars）用于從文本字符串中最后一個(gè)字符開(kāi)始返回指定個(gè)數(shù)的字符。

    （3）MID

    MID（text，start_num，num_chars）用于返回文本字符串中從指定位置開(kāi)始的指定數(shù)目的字符。

    （4）LEFT

    LEFT（text，num_chars）用于返回文本字符串中第一個(gè)字符開(kāi)始至指定個(gè)數(shù)的字符。

    3.邏輯函數(shù)IF

    IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）用于判斷“l(fā)ogical_test”的內(nèi)容是否為真，如果為真則返回

    104

“value_if_true”，如果為假則返回“value_if_false”的內(nèi)容。

    4.查找與引用函數(shù)

    （1）LOOKUP

    LOOKUP  函數(shù)用于返回向量(單行區(qū)域或單列區(qū)域)或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語(yǔ)法形式：向量形式和數(shù)組形式。

    向量形式：LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）用于在單行區(qū)域或單列區(qū)域（稱(chēng)為“向量”）中查找值，然后返回第二個(gè)單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。

    數(shù)組形式: LOOKUP（lookup_value，array）用于在數(shù)組的第一行或第一列中查找指定的值，并返回?cái)?shù)組最后一行或最后一列內(nèi)同一位置的值。數(shù)組是指用于建立可生成多個(gè)結(jié)果或可對(duì)在行和列中排列的一組參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算的單個(gè)公式。數(shù)組區(qū)域共用一個(gè)公式；數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。

    （2）INDEX

    INDEX（array，row_num，column_num）用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號(hào)和列號(hào)的索引值給定。

    （3）MATCH

    MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）用于在單元格區(qū)域中搜索指定項(xiàng)，然后返回該項(xiàng)在單元格區(qū)域中的相對(duì)位置。

    5.日期與時(shí)間函數(shù)

    （1）YEAR

    YEAR（serial_number）用于返回某日期對(duì)應(yīng)的年份。

    （2）MONTH

    MONTH（serial_number）用于返回某日期對(duì)應(yīng)的月份，介于 1到12之間。

    （3）DAY

    DAY（serial_number）用于返回某日期對(duì)應(yīng)的天數(shù)，介于1到31之間。

    （4）NOW

    NOW（）用于返回當(dāng)前的日期和時(shí)間。

    （二）基本財(cái)務(wù)函數(shù)

    1.SLN

    SLN（cost，salvage，life）用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)以直線(xiàn)法計(jì)提的每一期的折舊值。

    cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。

    2.DDB

    DDB（cost，salvage，life，period，factor）用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計(jì)算一項(xiàng)固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。

    cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。period 是必需參數(shù)，指需要計(jì)算折舊值的期間。period 必須使用與 life 相同的單位。factor 是可選參數(shù)，指余額遞減速率。如果 factor被省略，則默認(rèn)為 2，即使用雙倍余額遞減法。

    3.SYD

    SYD（cost，salvage，life，per）用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)按年數(shù)總和折舊法計(jì)算的在第“per”期的折舊值。

    cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。per 是必需參數(shù)，指第幾期，其單位必須與 life 相同。

    第四節(jié)  數(shù)據(jù)清單及其管理分析

    一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建

    （一）數(shù)據(jù)清單的概念

    Excel中，數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

    數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類(lèi)型和格式完全相同的 Excel工作表。

    數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱(chēng)，每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
    （二）構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

    為了使 Excel自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：

    1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。

    2.同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類(lèi)型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。

    3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開(kāi)時(shí)，應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。

    4.盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。

    二、記錄單的使用

    （一）記錄單的概念

    記錄單又稱(chēng)數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話(huà)框。

    （二）通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

    1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)

    通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀(guān)，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。

    2.“記錄單”對(duì)話(huà)框的打開(kāi)

    打開(kāi)“記錄單”對(duì)話(huà)框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志

后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。

    Excel 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。

    “記錄單”對(duì)話(huà)框打開(kāi)后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話(huà)框來(lái)輸入、查詢(xún)、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。

    3.在“記錄單”對(duì)話(huà)框中輸入新記錄

    在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改；如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。

    4.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框查找特定單元格

    通過(guò)查詢(xún)，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢(xún)條件的查詢(xún)中，只要在對(duì)話(huà)框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢(xún)條件即可。

    5.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框核對(duì)或修改特定記錄

    查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后文本

框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。

    6.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框刪除特定記錄

    記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷(xiāo)。

    三、數(shù)據(jù)的管理與分析

    在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類(lèi)匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。

    （一）數(shù)據(jù)的排序

    數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對(duì)某些列的數(shù)據(jù)，通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來(lái)重新組織行的順序。

    1.快速排序

    使用快速排序的操作步驟為：

    （1）在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄；

    （2）執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。

    需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)排序；如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應(yīng)避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標(biāo)所在列的各行數(shù)據(jù)被自動(dòng)排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應(yīng)調(diào)整，記錄將會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)行的錯(cuò)誤。

    2.自定義排序

    使用自定義排序的操作步驟為：

    （1）在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框；

    （2）在“排序”對(duì)話(huà)框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。

    （二）數(shù)據(jù)的篩選

    數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對(duì)數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。

    篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其他行。通過(guò)篩選工作表中的信息，用戶(hù)可以快速查找數(shù)值。用戶(hù)不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。

    1.快速篩選

    使用快速篩選的操作步驟為：

    （1）在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列；

    （2）執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標(biāo)識(shí)單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標(biāo)；

    （3）單擊適當(dāng)列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿(mǎn)足條件的記錄。

    2.高級(jí)篩選

    使用高級(jí)篩選的操作步驟為：

    （1）編輯條件區(qū)域；

    （2）打開(kāi)“高級(jí)篩選”對(duì)話(huà)框；

    （3）選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。

    3.清除篩選

    對(duì)經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行第二次篩選時(shí)，之前的篩選將被清除。

    （三）數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總

    數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類(lèi)別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。分類(lèi)匯總采用分級(jí)顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開(kāi)工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計(jì)。

    1.創(chuàng)建分類(lèi)匯總

    需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項(xiàng)”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類(lèi)字段”分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項(xiàng)”列下，同時(shí)可以通過(guò)單擊級(jí)別序號(hào)實(shí)現(xiàn)分級(jí)查看匯總結(jié)果。

    2.清除分類(lèi)匯總

    打開(kāi)“分類(lèi)匯總”對(duì)話(huà)框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類(lèi)匯總。

    （四）數(shù)據(jù)透視表的插入

    數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變

后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來(lái)刷新計(jì)算結(jié)果。

    1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建

    單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng)，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

    數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁(yè)字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成，可以通過(guò)需要選擇不同的頁(yè)字段、行字段、列字段，設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。

    2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置

    （1）重新設(shè)計(jì)版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報(bào)表的版面布局立即自動(dòng)更新。

    （2）設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計(jì)數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。

    （3）設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無(wú)計(jì)算、百分比、升序排列、降序排列等。

    （4）進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對(duì)報(bào)表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。

    （5）設(shè)定報(bào)表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過(guò)單擊“自

動(dòng)套用格式”（適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進(jìn)入）或“套用報(bào)表格式”（適用于Excel 2013）按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報(bào)表樣式，也可通過(guò)設(shè)置單元格格式的方法自定義報(bào)表樣式。

    （五）圖表的插入

    框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。

    圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。