第四章  電子表格軟件在會計中的應(yīng)用

【基本要求】

    1. 了解常用電子表格軟件的種類

    2. 了解電子表格軟件的主要功能

    3. 熟悉Excel軟件的用戶界面

    4. 熟悉啟動與退出Excel軟件的常用方法

    5. 熟悉Excel文件管理的常用方法

    6. 熟悉Excel圖表的插入方法

    7. 掌握數(shù)據(jù)輸入與編輯的常用方法

    8. 掌握Excel的公式及其運用

    9. 掌握Excel常用函數(shù)的使用

    10. 掌握數(shù)據(jù)清單的設(shè)計要求

    11. 掌握記錄單的使用方法

    12. 掌握Excel的數(shù)據(jù)排序、篩選與分類匯總的方法

    13. 掌握數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建與設(shè)置的方法

【考試內(nèi)容】

    第一節(jié)  電子表格軟件概述

    一、常用的電子表格軟件

    電子表格，又稱電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

    WINDOWS 操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微
軟的EXCEL、金山WPS電子表格等；Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers，該軟件同時可用于 iPad 等手持設(shè)備。此外，還有專業(yè)電子表格軟件如 Lotus Notes、第三方電子表格軟件如FormulaOne等。

    微軟的 Excel 軟件（以下簡稱 Excel）是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會計、統(tǒng)計、金融、財經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域�？紤]到其操作簡單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時，本大綱主要介紹EXCEL有關(guān)內(nèi)容。

    二、電子表格軟件的主要功能

    電子表格軟件的主要功能有：（1）建立工作簿；（2）管理數(shù)據(jù)；（3）實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享；（4）制作圖表；（5）開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。

    （一）建立工作簿

    Excel 啟動后，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認(rèn)由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對獨立。工作表是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元
格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納 32000 個字符。

    在Excel 2003 中，每個工作簿默認(rèn)含有 3 張工作表，每張工作表由65536行和256列組成；在Excel 2013中，每個工作簿默認(rèn)含有 1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個工作簿含有工作表的張數(shù)受到計算機內(nèi)存大小的限制。

    （二）管理數(shù)據(jù)

    用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數(shù)據(jù)進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內(nèi)置函數(shù)，對數(shù)據(jù)進行復(fù)雜的運算和分析。

    （三）實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

    通過 Excel，用戶可以創(chuàng)建超級鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。

    （四）制作圖表

    Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖恪㈧`活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系；不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計的圖表更具說服力。

    （五）開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

    Excel自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運用和擴大Excel的功能。

    三、Excel軟件的啟動與退出

    （一）Excel軟件的啟動

    通�？梢圆捎孟铝蟹椒▎�動Excel軟件：

    1.點擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令

    通過“開始”菜單可啟動 Excel 軟件，同時建立一個新的文檔，該文檔在 Excel 軟件中被默認(rèn)為工作簿。啟動 Excel后建立的第一個空白工作簿的缺省名和擴展名，在  Excel2003中分別默認(rèn)為 “Book1”和“.xls”（在Excel 2013中則分別為“工作簿1”和“.xlsx”），但也可以另存為其他名字和類型

的文件。

    2.點擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)

    這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng)建 Excel快捷方式圖標(biāo)。

    3.通過“運行”對話框啟動Excel軟件

    相關(guān)操作完成后，Excel 啟動，同時建立一個新的空白工作簿。

    4.打開現(xiàn)成的Excel文件

    直接點擊現(xiàn)成的 Excel 文件，通過打開該文件來啟動Excel軟件。

    （二）Excel軟件的退出

    通�？梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xcel軟件：

    1.點擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕

    點擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“   ”后，Excel軟件將被退出。

    2.點擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令

    右鍵單擊任務(wù)欄中的 Excel圖標(biāo)，打開菜單選項，點擊“關(guān)閉窗口”命令可退出 Excel 文件。文件被關(guān)閉后，Excel軟件也隨之退出。

    3.按擊快捷鍵“Alt＋F4”

    按擊“Alt＋F4”鍵后，Excel軟件將被退出。

    以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保
存，將出現(xiàn)提示是否保存的對話框。

    需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個工作簿的情形，如果當(dāng)前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開狀態(tài)的 Excel 文件仍在運行，Excel 軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Excel軟件才能退出。

    四、Excel軟件的用戶界面

    Excel 軟件啟動后，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個最大化的工作簿窗口（簡稱窗口）。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺，被稱為默認(rèn)的用戶界面。

    Excel 軟件的默認(rèn)用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Excel 2003及以下版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成；Excel 2007及以上版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

    （一）標(biāo)題欄

    標(biāo)題欄位于窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標(biāo)、文檔的標(biāo)題和控制Excel窗口的按鈕。

    （二）菜單欄

    Excel 2003的菜單欄默認(rèn)位于標(biāo)題欄的下方，但可移動
到窗口的其他適當(dāng)位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個默認(rèn)的菜單項，包括 Excel的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關(guān)的命令選項。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開該命令的對話框；命令后面帶有“►”的，表示該選項后面帶有一個子菜單。

    （三）工具欄

    工具欄默認(rèn)位于菜單欄的下方，但可移動到窗口的其他適當(dāng)位置，它由一系列與菜單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應(yīng)的操作。

    用戶不僅可以自行設(shè)定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設(shè)定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

    （四）編輯區(qū)

    編輯區(qū)默認(rèn)位于工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認(rèn)輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來顯示當(dāng)前單元格的名字和當(dāng)前單元格的內(nèi)容、取消或確認(rèn)本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。

    （五）工作表區(qū)

    工作表區(qū)默認(rèn)位于編輯區(qū)的下方，是 Excel文件用于存儲和處理數(shù)據(jù)的專門區(qū)域，由工作表、工作表標(biāo)簽、標(biāo)簽滾
動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

    （六）狀態(tài)欄

    狀態(tài)欄默認(rèn)位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開關(guān)狀態(tài)等。

    （七）任務(wù)窗格

    任務(wù)窗格默認(rèn)位于Excel窗口的右邊，但可移動到窗口的其他適當(dāng)位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個任務(wù)窗格。

    （八）功能區(qū)

    功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應(yīng)的選項卡標(biāo)簽予以標(biāo)識，用戶可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當(dāng)前所需命令的功能區(qū)。

    Excel 2013默認(rèn)的選項卡標(biāo)簽有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開發(fā)工具”，排列在標(biāo)題欄的下方。此外，用戶還可以通過“自定義功能區(qū)”自定義選項卡。單擊任一選項卡標(biāo)簽，其下方將出現(xiàn)一個以平鋪方式展開的“帶形功能區(qū)”，它由若干個功能相關(guān)的組和命令所組成。

    功能區(qū)的優(yōu)勢主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務(wù)或入口點集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。

    五、Excel文件的管理

    Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

    （一）Excel文件的新建與保存

    1.Excel文件的新建

    單擊“開始”菜單中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任務(wù)欄中 Excel 的快捷方式圖標(biāo)或者通過“運行”對話框等方式啟動Excel軟件的，系統(tǒng)將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。

    以打開現(xiàn)成 Excel文件方式啟動Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1）按擊快捷鍵“Ctrl＋N”鍵；（2）打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板；（3）點擊工具欄中的“新建”按鈕（Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪問工具欄）。

    2.Excel文件的保存

    為了繼續(xù)使用新建的 Excel文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱和
類型將 Excel 文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢�。Excel 文件在編輯修改完畢或退出 Excel 軟件之前，均應(yīng)進行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

    （1）通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行保存。

    （2）通過按擊快捷鍵“Ctrl＋S”鍵進行保存。對于之前已經(jīng)保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctrl＋S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話框。

    （3）通過單擊常用工具欄（適用于Excel 2003）或快速訪問工具欄（適用于 Excel 2013）中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

    （4）通過“文件”菜單（或Excel 2003“工具欄”菜單）中的“保存”或“另存為”命令進行保存。

    為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認(rèn)保存自動恢復(fù)信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

    （二）Excel文件的關(guān)閉與打開

    1.Excel文件的關(guān)閉

    Excel 軟件退出前必須關(guān)閉打開的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件：

    （1）點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

    Excel 2013中由于沒有“工具欄”菜單，但可點擊快速訪問工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

    （2）點擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

    （3）按擊快捷鍵“Ctrl＋F4”。

    上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開狀態(tài)的 Excel 文件仍處于打開狀態(tài)，Excel 軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctrl＋N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

    2.Excel文件的打開

    打開Excel文件的方法主要有：

    （1）通過直接點擊Excel文件打開。

    （2）通過快捷菜單中“打開”命令打開。

    （3）通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。

    （4）通過常用工具欄（適用于Excel 2003）或快速訪問工具欄（適用于Excel 2013）中的“打開”按鈕進行打開。

    （5）通過按擊快捷鍵“Ctrl＋O”（字母 O 的按鍵）進行打開。

    （三）Excel文件的保密與備份

    1.Excel文件的保密

    對于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的 Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

    2.Excel文件的備份

    Excel 軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。

    （四）Excel文件的修改與刪除

    1.Excel文件的修改

    Excel 文件的修改通常在已打開的 Excel 文件中進行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

    2.Excel文件的刪除

    Excel文件的刪除方法包括：

    （1）選中要刪除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進行刪除。

    （2）鼠標(biāo)右鍵點擊要刪除的 Excel 文件，選擇刪除命令。

    第二節(jié)  數(shù)據(jù)的輸入與編輯

    一、數(shù)據(jù)的輸入

    （一）數(shù)據(jù)的手工錄入

    Excel 中，數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對應(yīng)的編輯欄中進行。Excel 文件打開后，所有單元格均默認(rèn)處于就緒狀態(tài)，等待數(shù)據(jù)的輸入。

    1.在單個單元格中錄入數(shù)據(jù)

    選定目標(biāo)單元格，錄入所需的數(shù)字或文本。

    2.在單張工作表的多個單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù)

    選定單元格區(qū)域，在當(dāng)前活動單元格或者對應(yīng)的編輯欄中錄入所需的數(shù)字或文本，通過組合鍵“Ctrl＋Enter”確認(rèn)錄入的內(nèi)容。

    3.在單張工作表的多個單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù)

    相關(guān)設(shè)置完成后，在相應(yīng)的單元格輸入數(shù)據(jù)時，只需要輸入不重復(fù)的數(shù)字部分，系統(tǒng)會在輸入的數(shù)字前自動加上重復(fù)部分。

    4.在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)

    可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標(biāo)單元格，如同按照在單個單元格中錄入數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)；在一個單元格區(qū)域，如同按照在單張工作表的多個單元格中錄入相同數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。完成數(shù)據(jù)錄入后，可采用以下方法取消工作組：

    （1）單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標(biāo)簽（即組外工作表標(biāo)簽），如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動工作表以外的任意一個工作表標(biāo)簽.
    （2）指向該工作簿任意一個工作表標(biāo)簽，單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選定“取消成組工作表”。

    （二）單元格數(shù)據(jù)的快速填充

    1.相同數(shù)據(jù)的填充

    某單元格的內(nèi)容需要復(fù)制到其他單元格時，通�？牲c擊該單元格右下角的填充柄，鼠標(biāo)箭頭隨之變?yōu)楹谑�字形，按住鼠�?biāo)左鍵向上下左右的任一方向拖動，然后松開鼠標(biāo)左鍵，該單元格的內(nèi)容即被填充到相關(guān)單元格。

    2.序列的填充

    序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄可自動根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。使用填充序列的操作步驟是：

    （1）在需要輸入序列的第一個單元格中輸入序列第一個數(shù)或文本內(nèi)容，緊接第二個單元格輸入序列第二個數(shù)或文本內(nèi)容；

    （2）選中上述兩個單元格，點擊第二個單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動，在適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo)，拖過的單元格將會自動進行填充。

    3.填充序列類型的指定

    利用自動填充功能填充序列后，可以指定序列類型，如填充日期值時，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

    拖動填充柄并釋放鼠標(biāo)時，鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動填充選項”按鈕，單擊該按鈕打開下拉菜單以選擇填充序列的類型。

    （三）導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)

    EXCEL可以獲取SQL Server、ACCESS等數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的交互。

    二、數(shù)據(jù)的編輯

    （一）數(shù)據(jù)的復(fù)制和剪切

    1.數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼

    Excel中，可以使用“粘貼”命令粘貼復(fù)制的內(nèi)容，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。

    2.數(shù)據(jù)的剪切與粘貼

    數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標(biāo)單元格中同時還增加原單元格中的數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中數(shù)據(jù)不復(fù)存在，只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。

    （二）數(shù)據(jù)的查找和替換

    1.查找和替換特定數(shù)據(jù)

    如果只需要查找，單擊“查找下一個”逐個查找或單擊“查找全部”一次性全文查找；如果需要替換，單擊“替換”逐個替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。

    2.選中包含公式的單元格

    依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。

    3.替換格式

    進行相應(yīng)格式設(shè)置后單擊確定回到“查找與替換”對話框，單擊“全部替換”即完成對內(nèi)容和格式的批量替換。

    三、數(shù)據(jù)的保護

    （一）保護工作簿

    Excel 可以為重要的工作簿設(shè)置保護，限制進行相應(yīng)的操作。

    1.限制編輯權(quán)限

    工作簿被保護后所有的操作都不可進行。如果要撤銷保護工作簿，按設(shè)置保護工作簿的路徑選擇“保護工作簿”，輸入正確的密碼后可撤銷保護。

    2.設(shè)置工作簿打開權(quán)限密碼

    設(shè)置密碼完成后，當(dāng)再次打開工作簿時需要輸入正確的密碼才能打開。

    （二）保護工作表

    在Excel 2013中，可以對工作表進行編輯權(quán)限設(shè)定，限制他人對工作表的編輯權(quán)限，如插入行、插入列等。取消權(quán)限保護需輸入正確的密碼。

    如果要撤銷保護工作表，按設(shè)置保護工作簿的路徑選擇

“保護工作表”，正確輸入取消工作表保護時使用的密碼后可撤銷保護。

    （三）鎖定單元格

    鎖定單元格可以使單元格的內(nèi)容不能被修改，使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護工作表功能。

    第三節(jié)  公式與函數(shù)的應(yīng)用

    一、公式的應(yīng)用

    （一）公式的概念及其構(gòu)成

    公式是指由等號“=”、運算體和運算符在單元格中按特定順序連接而成的運算表達式。運算體是指能夠運算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱、函數(shù)等；運算符是使 Excel自動執(zhí)行特定運算的符號。Excel 中，運算符主要有四種類型：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。

    Excel中，公式總是以等號“=”開始，以運算體結(jié)束，相鄰的兩個運算體之間必須使用能夠正確表達二者運算關(guān)系的運算符進行連接。即公式的完整表達式按以下方式依次構(gòu)成：等號“=”、第一個運算體、第一個運算符、第二個運算體，以下類推，直至最后一個運算體。

    （二）公式的創(chuàng)建與修改

    1.公式的創(chuàng)建

    Excel 中，創(chuàng)建公式的方式包括手動輸入和移動點擊輸入。

    手動輸入公式時如有小圓括號，應(yīng)注意其位置是否適當(dāng)以及左括號是否與右括號相匹配。

    當(dāng)輸入的公式中含有其他單元格的數(shù)值時，為了避免重復(fù)輸入費時甚至出錯，還可以通過移動鼠標(biāo)去單擊擬輸入數(shù)值所在單元格的地址（即引用單元格的數(shù)值）來創(chuàng)建公式。

    移動點擊輸入數(shù)值所在單元格的地址后，單元格將處于“數(shù)據(jù)點模式”。

    2.公式的編輯和修改

    公式編輯和修改的方法有：

    （1）雙擊公式所在的單元格直接在單元格內(nèi)修改內(nèi)容。

    （2）選中公式所在的單元格，按下“F2”建后直接在單元格內(nèi)更改內(nèi)容。

    （3）選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應(yīng)更改。

    需注意的是，在編輯或者移動點擊輸入公式時，不能隨便移動方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內(nèi)光標(biāo)移動之前的位置將自動輸入所移至單元格的地址名稱。

    （三）公式的運算次序

    對于只由一個運算符或者多個優(yōu)先級次相同的運算符（如既有加號又有減號）構(gòu)成的公式，Excel 將按照從左到
右的順序自動進行智能運算；但對于由多個優(yōu)先級次不同的運算符構(gòu)成的公式，Excel 則將自動按照公式中運算符優(yōu)先級次從高到低進行智能運算。

    為了改變運算優(yōu)先順序，應(yīng)將公式中需要最先計算的部分使用一對左右小圓括號括起來，但不能使用中括號。公式中左右小圓括號的對數(shù)超過一對時，Excel 將自動按照從內(nèi)向外的順序進行計算。

    （四）公式運算結(jié)果的顯示

    Excel 根據(jù)公式自動進行智能運算的結(jié)果默認(rèn)顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應(yīng)顯示公式表達式的完整內(nèi)容。該單元格處于編輯狀態(tài)時，單元格也將顯示等號“=”及其運算體和運算符，與所對應(yīng)編輯欄顯示的內(nèi)容相一致。

    1.查看公式中某步驟的運算結(jié)果

    單元格中默認(rèn)顯示的運算結(jié)果是根據(jù)完整的公式表達式進行運算的結(jié)果，但可通過下述方法查看公式中某步驟的運算結(jié)果：

    （1）選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進入編輯狀態(tài)；

    （2）選中公式中需要查看其運算結(jié)果的運算體和運算符，按“F9”鍵后，被選中的內(nèi)容將轉(zhuǎn)化為運算結(jié)果，該運算結(jié)果同時處于被選中狀態(tài)。

    在運算結(jié)果處于被選中狀態(tài)下，如果按下確認(rèn)鍵或者移

動光標(biāo)鍵，公式中參與運算的運算體和運算符將不復(fù)存在，而被該結(jié)果所替代；如果移動鼠標(biāo)去點擊其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態(tài)切換成數(shù)據(jù)點狀態(tài)，公式所在單元格里同時顯示被選中單元格的地址或名稱。

    （3）按下“Esc”鍵或者“Ctrl＋Z”組合鍵（或單擊“撤消”按鈕），運算結(jié)果將恢復(fù)為公式表達式的原來內(nèi)容。

    2.公式默認(rèn)顯示方式的改變

    為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過下述方法使單元格默認(rèn)顯示完整的公式表達式，實現(xiàn)公式表達式與運算結(jié)果之間的便捷切換。

    （1）在單元格顯示運行結(jié)果時，選中單元格，按下“Ctrl＋`”組合鍵或者點擊“顯示公式”（適用于 Excel 2013）菜單命令，可切換為顯示公式內(nèi)容。

    （2）在單元格顯示公式內(nèi)容時，選中單元格，按下“Ctrl＋`”組合鍵或者點擊“顯示公式”（適用于 Excel 2013）菜單命令，或者點擊“公式審核模式”（適用于Excel 2003）菜單命令，可切換為顯示運行結(jié)果。

    3.將公式運算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值

    采用復(fù)制粘貼的方法將公式原地復(fù)制后，進行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。

    二、單元格的引用

    單元格引用是指在不同單元格之間建立鏈接，以引用來

自其他單元格的數(shù)據(jù)。引用的作用在于標(biāo)識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。

    通過引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一單元格的數(shù)值，常用的單元格引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種。此外還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其他應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。

    （一）引用的類型

    1.相對引用

    如果公式使用的是相對引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格與引用源數(shù)據(jù)的單元格的相對位置，當(dāng)復(fù)制使用了相對引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用將自動更新，數(shù)據(jù)源將指向與當(dāng)前公式所在單元格位置相對應(yīng)的單元格。在相對引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面沒有任何標(biāo)示符號。Excel 默認(rèn)使用的單元格引用是相對引用。

    2.絕對引用

    如果公式使用的是絕對引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格在工作表中的絕對位置，當(dāng)復(fù)制使用了絕對引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用不會更新，數(shù)據(jù)源仍然指向原來的單元格。在絕對引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面分別加入標(biāo)示符號“$”。如果要使復(fù)

制公式時數(shù)據(jù)源的位置不發(fā)生改變，應(yīng)當(dāng)使用絕對引用。

    3.混合引用

    混合引用是指所引用單元格地址的行標(biāo)與列標(biāo)中只有一個是相對的，可以發(fā)生變動，而另一個是絕對的。

    （二）輸入單元格引用

    在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標(biāo)或鍵盤的方向鍵選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方法來改變引用的類型：

    1.在單元格地址的列標(biāo)和行標(biāo)前直接輸入“$”符號。

    2.輸入完單元格地址后，重復(fù)按“F4”鍵選擇合適的引用類型。

    （三）跨工作表單元格引用

    跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱三維引用，需要按照以下格式進行跨表引用：

    工作表名！數(shù)據(jù)源所在單元格地址

    （四）跨工作簿單元格引用

    跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱外部引用，需要按照以下格式進行跨工作簿引用：

    [工作簿名]工作表名！數(shù)據(jù)源所在單元格地址

    三、函數(shù)的應(yīng)用

    在Excel中，利用函數(shù)可以快速執(zhí)行有關(guān)計算。

    函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名（參數(shù)序列）。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運算的各個參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。

    （一）常用函數(shù)

    1.統(tǒng)計函數(shù)

    （1）MAX

    MAX（number1，number2，……）用于返回數(shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

    （2）MIN

    MIN（number1，number2，……）用于返回數(shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

    （3）SUM

    SUM（number1，number2，……）用于計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。

    （4）SUMIF

    SUMIF（range，criteria，sum_range）用于對滿足條件的單元格求和。

    （5）AVERAGE

    AVERAGE（number1，number2，……）用于返回參數(shù)的算術(shù)平均值。

    （6）AVERAGEIF

    AVERAGEIF（range，criteria，average_range）用于

返回某個區(qū)域內(nèi)滿足給定條件的所有單元格的算術(shù)平均值。

    （7）COUNT

    COUNT（value1，value2，……）用于計算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個數(shù)。

    （8）COUNTIF

    COUNTIF（range，criteria）用于對區(qū)域中滿足單個指定條件的單元格進行計數(shù)。

    2.文本函數(shù)

    （1）LEN

    LEN（text）用于返回文本字符串中的字符數(shù)。

    （2）RIGHT

    RIGHT（text，num_chars）用于從文本字符串中最后一個字符開始返回指定個數(shù)的字符。

    （3）MID

    MID（text，start_num，num_chars）用于返回文本字符串中從指定位置開始的指定數(shù)目的字符。

    （4）LEFT

    LEFT（text，num_chars）用于返回文本字符串中第一個字符開始至指定個數(shù)的字符。

    3.邏輯函數(shù)IF

    IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）用于判斷“l(fā)ogical_test”的內(nèi)容是否為真，如果為真則返回

    104

“value_if_true”，如果為假則返回“value_if_false”的內(nèi)容。

    4.查找與引用函數(shù)

    （1）LOOKUP

    LOOKUP  函數(shù)用于返回向量(單行區(qū)域或單列區(qū)域)或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語法形式：向量形式和數(shù)組形式。

    向量形式：LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）用于在單行區(qū)域或單列區(qū)域（稱為“向量”）中查找值，然后返回第二個單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。

    數(shù)組形式: LOOKUP（lookup_value，array）用于在數(shù)組的第一行或第一列中查找指定的值，并返回數(shù)組最后一行或最后一列內(nèi)同一位置的值。數(shù)組是指用于建立可生成多個結(jié)果或可對在行和列中排列的一組參數(shù)進行運算的單個公式。數(shù)組區(qū)域共用一個公式；數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。

    （2）INDEX

    INDEX（array，row_num，column_num）用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號和列號的索引值給定。

    （3）MATCH

    MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）用于在單元格區(qū)域中搜索指定項，然后返回該項在單元格區(qū)域中的相對位置。

    5.日期與時間函數(shù)

    （1）YEAR

    YEAR（serial_number）用于返回某日期對應(yīng)的年份。

    （2）MONTH

    MONTH（serial_number）用于返回某日期對應(yīng)的月份，介于 1到12之間。

    （3）DAY

    DAY（serial_number）用于返回某日期對應(yīng)的天數(shù)，介于1到31之間。

    （4）NOW

    NOW（）用于返回當(dāng)前的日期和時間。

    （二）基本財務(wù)函數(shù)

    1.SLN

    SLN（cost，salvage，life）用于返回某項資產(chǎn)以直線法計提的每一期的折舊值。

    cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。

    2.DDB

    DDB（cost，salvage，life，period，factor）用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計算一項固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。

    cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。period 是必需參數(shù)，指需要計算折舊值的期間。period 必須使用與 life 相同的單位。factor 是可選參數(shù)，指余額遞減速率。如果 factor被省略，則默認(rèn)為 2，即使用雙倍余額遞減法。

    3.SYD

    SYD（cost，salvage，life，per）用于返回某項資產(chǎn)按年數(shù)總和折舊法計算的在第“per”期的折舊值。

    cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。per 是必需參數(shù)，指第幾期，其單位必須與 life 相同。

    第四節(jié)  數(shù)據(jù)清單及其管理分析

    一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建

    （一）數(shù)據(jù)清單的概念

    Excel中，數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)清單或列表來實現(xiàn)的。

    數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的 Excel工作表。

    數(shù)據(jù)清單中的列對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的字段，列標(biāo)志對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一條記錄。
    （二）構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

    為了使 Excel自動將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：

    1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告。

    2.同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。

    3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時，應(yīng)在它們之間留出至少一個空白的行或列。

    4.盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。

    二、記錄單的使用

    （一）記錄單的概念

    記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對話框。

    （二）通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

    1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點

    通過記錄單處理記錄的優(yōu)點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

    2.“記錄單”對話框的打開

    打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志

后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個單元格，點擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。

    Excel 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。

    “記錄單”對話框打開后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應(yīng)的操作。

    3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄

    在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果發(fā)現(xiàn)某個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進行修改；如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動移入第一個空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。

    4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格

    通過查詢，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對話框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內(nèi)同時輸入相應(yīng)的查詢條件即可。

    5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

    查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應(yīng)列后文本

框中逐一核對或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。

    6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

    記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

    三、數(shù)據(jù)的管理與分析

    在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。

    （一）數(shù)據(jù)的排序

    數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對某些列的數(shù)據(jù)，通過“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來重新組織行的順序。

    1.快速排序

    使用快速排序的操作步驟為：

    （1）在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄；

    （2）執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。

    需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會自動排序；如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應(yīng)避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標(biāo)所在列的各行數(shù)據(jù)被自動排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應(yīng)調(diào)整，記錄將會出現(xiàn)錯行的錯誤。

    2.自定義排序

    使用自定義排序的操作步驟為：

    （1）在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對話框；

    （2）在“排序”對話框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。

    （二）數(shù)據(jù)的篩選

    數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進行查找和其他工作。

    篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。

    1.快速篩選

    使用快速篩選的操作步驟為：

    （1）在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列；

    （2）執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標(biāo)識單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標(biāo)；

    （3）單擊適當(dāng)列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。

    2.高級篩選

    使用高級篩選的操作步驟為：

    （1）編輯條件區(qū)域；

    （2）打開“高級篩選”對話框；

    （3）選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。

    3.清除篩選

    對經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。

    （三）數(shù)據(jù)的分類匯總

    數(shù)據(jù)的分類匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類別對數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計。

    1.創(chuàng)建分類匯總

    需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計，將統(tǒng)計結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現(xiàn)分級查看匯總結(jié)果。

    2.清除分類匯總

    打開“分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。

    （四）數(shù)據(jù)透視表的插入

    數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變

后的版面布局自動重新計算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計算結(jié)果。

    1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建

    單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

    數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項等要素構(gòu)成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設(shè)計出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。

    2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置

    （1）重新設(shè)計版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報表的版面布局立即自動更新。

    （2）設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。

    （3）設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。

    （4）進行數(shù)據(jù)的篩選。分別對報表的行和列進行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。

    （5）設(shè)定報表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過單擊“自

動套用格式”（適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進入）或“套用報表格式”（適用于Excel 2013）按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報表樣式，也可通過設(shè)置單元格格式的方法自定義報表樣式。

    （五）圖表的插入

    框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。

    圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。