會計電算化的管理體系(★)

一、會計電算化的管理

會計電算化工作的管理包括國家的宏觀管理和企事業(yè)單位計算機(jī)系統(tǒng)的微觀管理兩個方面。

(一)宏觀管理

會計電算化的宏觀管理是指各級財政部門和各級會計電算化工作實施的組織對全國和本地區(qū)會計電算化工作實行的綜合管理。其主要任務(wù)包括以下六個方面：

1.制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃;

2.制定會計電算化管理制度;

3.搞好會計核算軟件的評審;

4.搞好會計電算化單位甩掉手工記賬的審批;

5.積極開展會計電算化人才的培養(yǎng)工作;

6.積極穩(wěn)步推進(jìn)會計電算化理論的研究。

(二)微觀管理

會計電算化的微觀管理是指基層單位在建立了會計電算化信息系統(tǒng)后所進(jìn)行的組織和管理工作，主要包括以下三個方面：

1.設(shè)立新的職能部門;

2.對原有部門的調(diào)整;

3.制定完備的用戶組的管理策略。

二、管理權(quán)限的劃分

(一)系統(tǒng)管理員

1.總體負(fù)責(zé)會計電算化信息系統(tǒng)的日常運行，及時排除故障;

2.根據(jù)業(yè)務(wù)流程和模塊的功能對人員進(jìn)行合理的分工并授權(quán);

3.協(xié)調(diào)人員之間的工作關(guān)系，制定崗位責(zé)任考核制度，負(fù)責(zé)考評，并提出任免意見;

4.負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù);

5.當(dāng)會計政策變動時負(fù)責(zé)系統(tǒng)的重新初始化;

6.負(fù)責(zé)系統(tǒng)的升級換版的調(diào)試;

7.當(dāng)會計軟件不能滿足單位需要時，與本單位開發(fā)人員或開發(fā)商聯(lián)系，進(jìn)行軟件的二次開發(fā);

8.系統(tǒng)配置防火墻，加強(qiáng)安全保護(hù)。

(二)操作員

操作員分為錄入員、審核員、記賬員。

1.錄入員的職責(zé)為日常記賬憑證和原始單據(jù)錄入，同時進(jìn)行自我核對工作，核對無誤后交審核員，操作過程中出現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員報告，在做出納模塊時應(yīng)做到日清月結(jié)，做好日記賬與對賬單的核對工作;

2.審核員和記賬員可以兼任，其工作是負(fù)責(zé)對輸入的會計數(shù)據(jù)(含原始單據(jù)、記賬憑證和其他相關(guān)資料)，按照會計原理進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的合法性、正確性和完整性，最后操作登賬模塊進(jìn)行登賬(含總賬和明細(xì)賬)。

(三)數(shù)據(jù)分析員

根據(jù)本單位的實際情況，選取合適的財務(wù)分析模型和分析方法或者自己建立模型，為企業(yè)經(jīng)營管理提供必要的信息。

(四)文檔管理員

負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)盤、系統(tǒng)盤的保管以及原始單據(jù)、憑證、賬簿和報表的分類存檔，同時做好安全保密工作。

三、操作管理制度

(一)計算機(jī)系統(tǒng)使用管理

1.保護(hù)計算機(jī)設(shè)備，防止各種非指定人員進(jìn)入機(jī)房操作主機(jī)和計算機(jī)軟件，保證機(jī)內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全;

2.使用不間斷電源，避免因斷電而破壞會計數(shù)據(jù);

3.定期檢查，保養(yǎng)計算機(jī)的硬件設(shè)備，保證硬件系統(tǒng)正常運行;

4.保持機(jī)房的濕度和溫度，防靜電，防火災(zāi)。

(二)上機(jī)操作理

1.明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限;

2.杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件，防止操作人員越權(quán)使用軟件;

3.會計人員要按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)和各種代碼，審核憑證、記賬、執(zhí)行各功能模塊，輸出各類信息等;

4.操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件;

5.由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人員、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容;

6.數(shù)據(jù)備份是為了保持會計數(shù)據(jù)的安全與完整，備份的會計數(shù)據(jù)，應(yīng)由指定人員用專用保存柜妥善保管;

7.防止計算機(jī)病毒。

四、會計業(yè)務(wù)處理程序管理

1.要按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會計業(yè)務(wù);

2.預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證的會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿，保證會計數(shù)據(jù)正確合法;

3.替代手工賬后，各單位應(yīng)做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須日清月結(jié);

4.要保證賬記憑證的連續(xù)編號;

5.要按規(guī)定程序編制轉(zhuǎn)賬憑證;

6.期末要按規(guī)定時間及時結(jié)賬;

7.期末應(yīng)及時生成和打印輸出會計報表;

8.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少;

9.要按有關(guān)規(guī)定裝訂會計原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等;

10.要靈活運用計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，定期或不定期地向單位領(lǐng)導(dǎo)報告

主要財務(wù)指標(biāo)和分析結(jié)果。