報(bào)表管理模塊的應(yīng)用

一、報(bào)表數(shù)據(jù)來源

(一)手工錄入

報(bào)表中有些數(shù)據(jù)需要手工輸入，例如資產(chǎn)負(fù)債表中“一年內(nèi)到期的非流動(dòng)資產(chǎn)”和“一年內(nèi)到期的非流動(dòng)負(fù)債”需要直接輸入數(shù)據(jù)。

(二)來源于報(bào)表管理模塊其他報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表中，某些數(shù)據(jù)可能取自某會(huì)計(jì)期間同一會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)，也可能取自某會(huì)計(jì)期間其他會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)。

(三)來源于系統(tǒng)內(nèi)其他模塊

會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)也可以來源于系統(tǒng)內(nèi)的其他模塊，包括賬務(wù)處理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊等。

二、報(bào)表管理模塊應(yīng)用基本流程

(一)格式設(shè)置

報(bào)表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：定義報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、畫表格線、定義單元屬性、定義組合單元、設(shè)置關(guān)鍵字等。

1.定義報(bào)表尺寸

定義報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。可事先根據(jù)要定義的報(bào)表大小，計(jì)算該表所需的行列，然后再進(jìn)行設(shè)置。

2.定義行高和列寬

設(shè)置行高、列寬應(yīng)以能夠放下本表中最高數(shù)字和最寬數(shù)據(jù)為原則，否則在生成報(bào)表時(shí)，會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)溢出的錯(cuò)誤。

3.畫表格線

為了滿足查詢打印的需要，在報(bào)表尺寸設(shè)置完畢、報(bào)表輸出前，還需要在適當(dāng)?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬�。

4.定義單元屬性

定義單元屬性包括設(shè)置單元類型及數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)類型、對(duì)齊方式、字型、字體、字號(hào)及顏色、邊框樣式等內(nèi)容。

5.定義組合單元

把幾個(gè)單元作為一個(gè)單元來使用即為組合單元。所有針對(duì)單元的操作對(duì)組合單元同樣有效。

(二)公式設(shè)置

在報(bào)表中，由于各報(bào)表的數(shù)據(jù)間存在著密切的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算需要使用不同的公式。報(bào)表中，主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。

1.計(jì)算公式

計(jì)算公式是指對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)單元進(jìn)行賦值的公式，是必須定義的公式。計(jì)算公式的作用是從賬簿、憑證、本表或他表等處調(diào)用、運(yùn)算所需要的數(shù)據(jù)，并填入相關(guān)的單元格中。

2.審核公式

審核公式用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。

審核公式由關(guān)系公式和提示信息組成。審核公式把報(bào)表中某一單元或某一區(qū)域與另外某一單元或某一區(qū)域或其他字符之間用邏輯運(yùn)算符連接起來。

3.舍位平衡公式

舍位平衡公式用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整后調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

(三)數(shù)據(jù)生成

報(bào)表公式定義完成后，或者在報(bào)表公式未定義完需要查看報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，將報(bào)表切換到顯示數(shù)據(jù)的狀態(tài)，就生成了報(bào)表的數(shù)據(jù)。

(四)報(bào)表文件的保存

對(duì)于新建的報(bào)表文件，用戶需要對(duì)其進(jìn)行保存。

(五)報(bào)表文件的輸出

會(huì)計(jì)報(bào)表輸出是報(bào)表管理系統(tǒng)的重要功能之一。會(huì)計(jì)報(bào)表按輸出方式的不同，通常分為：屏幕查詢輸出、圖形輸出、磁盤輸出、打印輸出和網(wǎng)絡(luò)傳送等五種類型。

1.屏幕查詢輸出

報(bào)表屏幕查詢輸出簡稱為查詢輸出，又稱屏幕輸出、屏幕顯示、顯示輸出，是最為常見的一種輸出方式。

2.圖形輸出

根據(jù)報(bào)表的數(shù)據(jù)生成圖形時(shí)，系統(tǒng)會(huì)顯示與會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)有關(guān)的圖形，便于分析會(huì)計(jì)報(bào)表。

3.磁盤輸出

一般指將報(bào)表以文件的形式輸出到磁盤，以便上報(bào)下傳。

4.打印輸出

打印輸出是指將編制出來的報(bào)表以紙介質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。

不同的會(huì)計(jì)報(bào)表，打印輸出的要求不同。其中，庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬需要每日打印，資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等月報(bào)要求每月打印。

5.網(wǎng)絡(luò)傳送

網(wǎng)絡(luò)傳送方式是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種報(bào)表從一個(gè)工作站傳遞到另一個(gè)或幾個(gè)工作站的報(bào)表傳輸方式。

三、利用報(bào)表模板生成報(bào)表

報(bào)表管理模塊通常提供按行業(yè)設(shè)置的報(bào)表模板，為每個(gè)行業(yè)提供若干張標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)報(bào)表模板，以便用戶直接從中選擇合適的模板快速生成固定格式的會(huì)計(jì)報(bào)表。用戶不僅可以修改系統(tǒng)提供報(bào)表模板中的公式，而且可以生成、調(diào)用自行設(shè)計(jì)的報(bào)表模板。