第一節(jié) 電子表格軟件概述

一、常用的電子表格軟件

電子表格，又稱電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers，該軟件同時可用于iPad等手持設(shè)備。此外，還有專業(yè)電子表格軟件如LotusNotes、第三方電子表格軟件如Formu1aOne等。

微軟的Exce1軟件(以下簡稱Exce1)是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會計、統(tǒng)計、金融、財經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域�？紤]到其操作簡單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時，本大綱主要介紹EXCEL有關(guān)內(nèi)容。

二、電子表格軟件的主要功能

電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。

(一)建立工作簿

Exce1啟動后，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對獨立。工作表是Exce1存儲和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字符。

在Exce12003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Exce12013中，每個工作簿默認含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據(jù)需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數(shù)受到計算機內(nèi)存大小的限制。

(二)管理數(shù)據(jù)

用戶通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數(shù)據(jù)進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內(nèi)置函數(shù)，對數(shù)據(jù)進行復(fù)雜的運算和分析。

(三)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

通過Exce1，用戶可以創(chuàng)建超級鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。

(四)制作圖表

Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖�、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計的圖表更具說服力。

(五)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

Exce1自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運用和擴大Exce1的功能。

三、Exce1軟件的啟動與退出

(一)Exce1軟件的啟動

通�？梢圆捎孟铝蟹椒▎�動Exce1軟件：

1.點擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令

通過“開始”菜單可啟動Exce1軟件，同時建立一個新的文檔，該文檔在Exce1軟件中被默認為工作簿。啟動Exce1后建立的第一個空白工作簿的缺省名和擴展名，在Exce12003中分別默認為“Book1”和“.x1s”(在Exce12013中則分別為“工作簿1”和“.x1sx”)，但也可以另存為其他名字和類型的文件。

2.點擊桌面或任務(wù)欄中Exce1的快捷方式圖標

這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng)建Exce1快捷方式圖標。

3.通過“運行”對話框啟動Exce1軟件

相關(guān)操作完成后，Exce1啟動，同時建立一個新的空白工作簿。

4.打開現(xiàn)成的Exce1文件

直接點擊現(xiàn)成的Exce1文件，通過打開該文件來啟動Exce1軟件。

(二)Exce1軟件的退出

通常可以采用下列方法退出Exce1軟件：

1.點擊標題欄最右邊的關(guān)閉按鈕

點擊標題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“X”后，Exce1軟件將被退出。

2.點擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令

右鍵單擊任務(wù)欄中的Exce1圖標，打開菜單選項，點擊“關(guān)閉窗口”命令可退出Exce1文件。文件被關(guān)閉后，Exce1軟件也隨之退出。

3.按擊快捷鍵“A1t+F4”

按擊“A1t+F4”鍵后，Exce1軟件將被退出。

以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開狀態(tài)的Exce1文件仍在運行，Exce1軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Exce1軟件才能退出。

四、Exce1軟件的用戶界面

Exce1軟件啟動后，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個最大化的工作簿窗口(簡稱窗口)。這一窗口是用戶操作Exce1軟件的重要平臺，被稱為默認的用戶界面。

Exce1軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Exce12003及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Exce12007及以上版本的默認用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

(一)標題欄

標題欄位于窗口的最上方，依次列示Exce1軟件的圖標、文檔的標題和控制Exce1窗口的按鈕。

(二)菜單欄

Exce12003的菜單欄默認位于標題欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個默認的菜單項，包括Exce1的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關(guān)的命令選項。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開該命令的對話框;命令后面帶有“?”的，表示該選項后面帶有一個子菜單。

(三)工具欄

工具欄默認位于菜單欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，它由一系列與菜單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應(yīng)的操作。

用戶不僅可以自行設(shè)定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設(shè)定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

(四)編輯區(qū)

編輯區(qū)默認位于工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內(nèi)容、取消或確認本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。

(五)工作表區(qū)

工作表區(qū)默認位于編輯區(qū)的下方，是Exce1文件用于存儲和處理數(shù)據(jù)的專門區(qū)域，由工作表、工作表標簽、標簽滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

(六)狀態(tài)欄

狀態(tài)欄默認位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開關(guān)狀態(tài)等。

(七)任務(wù)窗格

任務(wù)窗格默認位于Exce1窗口的右邊，但可移動到窗口的其他適當位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”、“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個任務(wù)窗格。

(八)功能區(qū)

功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應(yīng)的選項卡標簽予以標識，用戶可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當前所需命令的功能區(qū)。

Exce12013默認的選項卡標簽有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開發(fā)工具”，排列在標題欄的下方。此外，用戶還可以通過“自定義功能區(qū)”自定義選項卡。單擊任一選項卡標簽，其下方將出現(xiàn)一個以平鋪方式展開的“帶形功能區(qū)”，它由若干個功能相關(guān)的組和命令所組成。

功能區(qū)的優(yōu)勢主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務(wù)或入口點集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。

五、Exce1文件的管理

Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Exce1文件的新建與保存

1.Exce1文件的新建

單擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令、桌面或任務(wù)欄中Exce1的快捷方式圖標或者通過“運行”對話框等方式啟動Exce1軟件的，系統(tǒng)將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標題欄中顯示默認的文件名。

以打開現(xiàn)成Exce1文件方式啟動Exce1軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctr1+N”鍵;(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕(Exce12003為常用工具欄，Exce12013為快速訪問工具欄)。

2.Exce1文件的保存

為了繼續(xù)使用新建的Exce1文件，應(yīng)當以合適的名稱和類型將Exce1文件保存在適當?shù)奈恢谩�Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟件之前，均應(yīng)進行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：

(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行保存。

(2)通過按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進行保存。對于之前已經(jīng)保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話框。

(3)通過單擊常用工具欄(適用于Exce12003)或快速訪問工具欄(適用于Exce12013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

(4)通過“文件”菜單(或Exce12003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。

為了避免Exce1軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認保存自動恢復(fù)信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

(二)Exce1文件的關(guān)閉與打開

1.Exce1文件的關(guān)閉

Exce1軟件退出前必須關(guān)閉打開的文件，因此，也可以采用前述三種Exce1軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Exce1文件：

(1)點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

Exce12013中由于沒有“工具欄”菜單，但可點擊快速訪問工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

(2)點擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。

上述三種方法關(guān)閉的均是當前文件，其他處于打開狀態(tài)的Exce1文件仍處于打開狀態(tài)，Exce1軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctr1+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

2.Exce1文件的打開

打開Exce1文件的方法主要有：

(1)通過直接點擊Exce1文件打開。

(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。

(3)通過Exce1“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。

(4)通過常用工具欄(適用于Exce12003)或快速訪問工具欄(適用于Exce12013)中的“打開”按鈕進行打開。

(5)通過按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進行打開。

(三)Exce1文件的保密與備份

1.Exce1文件的保密

對于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

2.Exce1文件的備份

Exce1軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

(四)Exce1文件的修改與刪除

1.Exce1文件的修改

Exce1文件的修改通常在已打開的Exce1文件中進行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

2.Exce1文件的刪除

Exce1文件的刪除方法包括：

(1)選中要刪除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進行刪除。

(2)鼠標右鍵點擊要刪除的Exce1文件，選擇刪除命令。