【高頻考點】數(shù)據(jù)清單的設(shè)計要求，記錄單的使用方法

　　【考點知識要求】掌握數(shù)據(jù)清單的設(shè)計要求，記錄單的使用方法

　　【要點】

　　一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建

　　二、記錄單的使用

　　一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建

　　(一)概念

　　一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表。

　　特點：

　　1.第一行是字段名，其余行是數(shù)據(jù)，每行表示一個記錄，如果有標(biāo)題行，則標(biāo)題行與其他行隔開一個或者多個空行。

　　2.每列數(shù)據(jù)具有相同的性質(zhì)。

　　3.在數(shù)據(jù)清單中，不存在全空行或全空列。

　　(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

　　1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告。

　　2.同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。

　　3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時，應(yīng)在它們之間留出至少一個空白的行或列。

　　4.盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。

　　創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單的方法：

　　(1)直接在工作表中輸入;

　　(2)利用記錄單的方式錄入。二、記錄單的使用

　　(一)概念

　　數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對話框。

　　(二)通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

　　1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點

　　(1)界面直觀，操作簡單。

　　(2)減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤。

　　(3)特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

　　2.“記錄單”對話框的打開

　　Excel 2003：輸入列標(biāo)志→“數(shù)據(jù)”→“記錄單”

　　Excel 2013：功能區(qū)中沒有“記錄單”命令，以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄

　　在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果發(fā)現(xiàn)錯誤：

　　(1)單個錯誤，將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改;

　　(2)發(fā)現(xiàn)有誤，不便逐一修改，可單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入。

　　4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格

　　5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

　　6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

　　查找待刪除記錄→單擊刪除→在彈出的“顯示的記錄將被刪除”提示框中，單擊刪除。

　　記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

　　【例題·多選題】下列各項，屬于通過記錄單處理記錄的優(yōu)點的是( )。

　　A.界面直觀，操作簡單

　　B.減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤

　　C.輸入效率高

　　D.特別適用于大型數(shù)據(jù)清單的操作

　　【答案】ABD