三、原材料采購(gòu)跟單的流程
　　原材料采購(gòu)跟單的流程為：制作采購(gòu)單、內(nèi)部報(bào)批、采購(gòu)單跟蹤、原材料檢驗(yàn)與原材料進(jìn)倉(cāng)。
　　（一）制作《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》
　　跟單員在制作采購(gòu)單時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)：
　　1.審查《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》。
　　跟單員在審查《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》時(shí)應(yīng)著重以下內(nèi)容：
　　(1)適當(dāng)?shù)牟少?gòu)人。采購(gòu)所需的內(nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購(gòu)。
　　(2)以書(shū)面方式提出原材料的采購(gòu)。
　　(3)確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點(diǎn)等。
　　(4)以型號(hào)規(guī)格表明采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。
　　2.熟悉采購(gòu)的原材料。
　　3.價(jià)格確認(rèn)。跟單員應(yīng)對(duì)采購(gòu)原材料的最終價(jià)格負(fù)責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找最佳供應(yīng)商，以維護(hù)企業(yè)最大利益。
　　4.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
　　5.確認(rèn)原材料采購(gòu)量。
　　對(duì)需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購(gòu)量進(jìn)行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，跟單員應(yīng)及時(shí)提出并進(jìn)行彌補(bǔ)工作。
　　6.制定采購(gòu)單。采購(gòu)單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認(rèn)的價(jià)格及付款條件、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的采購(gòu)量、確認(rèn)的交貨地點(diǎn)等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。另外在采購(gòu)單的背面，多會(huì)有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購(gòu)單的一部分，其主要內(nèi)容包括：（1)交貨方式。(2)驗(yàn)收方式。(3)處罰條款。(4)履約保證。(5)品質(zhì)保證（保修或保修期限，無(wú)償或有償換修等規(guī)定）。（6）仲裁或訴訟。（7)其他。
　　7.發(fā)出采購(gòu)單。
　　（二）采購(gòu)單跟蹤
　　采購(gòu)單跟蹤是跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對(duì)于那些長(zhǎng)期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行采購(gòu)單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的原材料的采購(gòu)單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。
　　1．跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。
　　2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對(duì)一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。
　　3.跟蹤加工過(guò)程。不同原材料的生產(chǎn)加工過(guò)程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對(duì)加工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。
　　4.跟蹤組裝總測(cè)，跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購(gòu)成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進(jìn)行組裝檢測(cè)。
　　5.跟蹤包裝人庫(kù)，對(duì)重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉(cāng)庫(kù)查看。
　　（三）原材料（零部件）檢驗(yàn)
　　1.確定檢驗(yàn)日期
　　跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗(yàn)日期及地點(diǎn)，以保證較高的檢驗(yàn)效率。
　　2.通知檢驗(yàn)人員
　　跟單員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系質(zhì)量檢驗(yàn)專業(yè)人員一同前往檢驗(yàn)地點(diǎn)進(jìn)行原材料、零部件的檢驗(yàn)。安排檢驗(yàn)要注意原材料、零部件的輕重緩急，對(duì)緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗(yàn)。
　　3.進(jìn)行原材料檢驗(yàn)
　　對(duì)一般原材料，采用正常的檢驗(yàn)程序；對(duì)重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問(wèn)題的，則要嚴(yán)加檢驗(yàn)；對(duì)不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗(yàn)。原材料檢驗(yàn)的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷。檢驗(yàn)的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測(cè)以及相關(guān)記錄描述為準(zhǔn)。
　　4.處理質(zhì)量檢驗(yàn)問(wèn)題，針對(duì)原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級(jí)使用、取消供應(yīng)商資格等。
　　（四）原材料（零部件）進(jìn)倉(cāng)
　　1．協(xié)調(diào)送貨
　　送貨時(shí)間需要跟單員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)確定，如果供應(yīng)商在沒(méi)有得到采購(gòu)方許可的情況下送貨跟單員在沒(méi)有和供應(yīng)商協(xié)調(diào)確定的情況下，都會(huì)引起混亂。
　　2.協(xié)調(diào)接收
　　在供應(yīng)商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉(cāng)庫(kù)部門的接收工作，否則會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商送貨人員及運(yùn)輸車輛需要等待較長(zhǎng)時(shí)間的情況，甚至?xí)�出現(xiàn)原材料被拉回供應(yīng)商所在地的情況。
　　3.通知進(jìn)貨
　　跟單員在經(jīng)過(guò)以上兩項(xiàng)工作后，即可通知供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商在得到送貨通知后，應(yīng)立即組織專職人員進(jìn)行處理，將原材料送至指定倉(cāng)庫(kù)。
　　4.原材料（零部件）人庫(kù)
　　原材料的庫(kù)房接收過(guò)程有：（1）檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整（包括原材料的采購(gòu)單、型號(hào)、數(shù)量等）；（2）接收原材料，對(duì)應(yīng)采購(gòu)單進(jìn)行核查；（3）檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；（4）檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能卸貨；（5）卸貨；（6）清點(diǎn)原材料；（7）搬運(yùn)人庫(kù)；（8）填寫(xiě)“原材料人庫(kù)單據(jù)”，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能填寫(xiě)原材料人庫(kù)單；（9）將原材料人庫(kù)信息錄人存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。
　　5.處理原材料（零部件）接收問(wèn)題
　　由于供應(yīng)商或者跟單員方面的原因，原材料（零部件）在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：(1)原材料（零部件）型號(hào)與采購(gòu)單中的要求不一致；(2)未按照采購(gòu)單中指定的原材料數(shù)量送貨；(3)交貨日期不對(duì)；(4)原材料的包裝質(zhì)量不符合要求等。此類問(wèn)題跟單員需與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同協(xié)調(diào)解決，處理方法要現(xiàn)實(shí)。