第三節(jié) 識別、評佑相應(yīng)對企業(yè)面臨的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

　　一、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)概述

　　(一)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的特征

　　任何項(xiàng)目都充滿著風(fēng)險(xiǎn)。如果某個項(xiàng)目是獨(dú)一無二的，那就意味著過去并未給未來提供完善的指南。無論企業(yè)曾經(jīng)執(zhí)行過多少次特殊的項(xiàng)目，下一次遇到的情況還可能不一樣。每個項(xiàng)目的獨(dú)特之處使項(xiàng)目管理與程序管理區(qū)別開來。程序是以重復(fù)的行動為基礎(chǔ)，重復(fù)的行動是指企業(yè)遵循一套明確的步驟以期達(dá)到理想的結(jié)果。項(xiàng)目與程序的根本區(qū)別對于風(fēng)險(xiǎn)管理具有重大影響。企業(yè)面臨著許多未知事項(xiàng):為一個項(xiàng)目制定時間安排時，管理層對需要執(zhí)行的任務(wù)及其關(guān)聯(lián)以及任務(wù)存續(xù)的時間作出最佳推測;為一個項(xiàng)目制定財(cái)務(wù)預(yù)算時，成本預(yù)測取決于對將完成的工作的最佳估計(jì)，并就人力戚本和原材料資源戚本作出諸多假設(shè)。就程序而言，企業(yè)已經(jīng)擁有關(guān)于要執(zhí)行的步驟和需要多少資源的詳細(xì)信息。

　　(二)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的源頭

　　與管理一個項(xiàng)目有關(guān)的主要風(fēng)險(xiǎn)概括如下:

　　1.來自組織本身

　　項(xiàng)目是在組織內(nèi)被執(zhí)行現(xiàn)而組織是由個人和小組構(gòu)成的集體，他們有時合作，有時則為了追逐自身的利益而產(chǎn)生分歧。即使是在最佳的環(huán)境下，對組織內(nèi)部的人員進(jìn)行管理也是一項(xiàng)頗具挑戰(zhàn)的工作。就項(xiàng)目來說，由于多數(shù)項(xiàng)目需要借人職員，而項(xiàng)目經(jīng)理對于這些職員沒有或僅有很少的控制，因此存在的挑戰(zhàn)更大。這種方法被稱為"矩陣管理"。

　　按照矩陣管理法，參與者主要有三類:(l)執(zhí)行項(xiàng)目工作的借人職員; (2)指導(dǎo)項(xiàng)目工作的項(xiàng)目經(jīng)理 (3)借人職員的其原來所屬部門的部門經(jīng)理。每組參與者都會對這樣的矩陣式管理有所抱怨，這是可以預(yù)見的。

　　借人職員會抱怨，他們被安排參與不同項(xiàng)目，需要向若干經(jīng)理匯報(bào)，而經(jīng)理們提供的指南可能是互相沖突的，或者這些安排擾亂了他們的職責(zé)，因而影響他們的績效評級。

　　項(xiàng)目經(jīng)理會抱怨，由于矩陣管理，他們對于其項(xiàng)目上雇用的職員沒有或僅有很少的控制。首先，他們可能元法在正確的時間得到適當(dāng)?shù)娜藛T的正確人數(shù)。其次，項(xiàng)目經(jīng)理常常發(fā)現(xiàn)被派往其項(xiàng)目的人員并不具備執(zhí)行被分配任務(wù)的資格。或者他們接收的具備資格的人員人數(shù)不足。

　　部門經(jīng)理也對矩陣管理有抱怨。由于他們的雇員在其控制之外的環(huán)境中工作，他們無法確定雇員正在做什么事或者工作情況如何。

　　2.對客戶需要與項(xiàng)目要求的管理不善

　　項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的主要源頭與管理客戶需要與項(xiàng)目要求的難點(diǎn)相關(guān)。如果客戶的需要已被正確地識別出，但是相應(yīng)的對項(xiàng)目的要求未能正確地對準(zhǔn)這些需要，那么項(xiàng)目注定要失敗。原因是項(xiàng)目將交付的產(chǎn)品不能滿足客戶的需要。對客戶需要的適當(dāng)管理，是項(xiàng)目成功的必要條件。

　　3.計(jì)劃和控制不足

　　沒有完善的計(jì)劃和控制，管理層將無法了解項(xiàng)目的成本，也不會知道要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)企業(yè)需要哪些資源，或者在執(zhí)行這個項(xiàng)目的過程中企業(yè)是否能夠?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)，或者項(xiàng)目上的員工是否有效地實(shí)現(xiàn)了他們的目標(biāo)。 

　　二、應(yīng)對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度

　　在很大程度上，管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的最佳方法是遵循風(fēng)險(xiǎn)管理的一般標(biāo)準(zhǔn)程序。也就是說，制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，識別風(fēng)險(xiǎn)，分析風(fēng)險(xiǎn)的數(shù)量與性質(zhì)影響，確立風(fēng)險(xiǎn)處理戰(zhàn)略，以及項(xiàng)目開始后認(rèn)真監(jiān)視和控制風(fēng)險(xiǎn)。

　　項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與其他的風(fēng)險(xiǎn)類型之間的差別在于:企業(yè)在大多數(shù)情況下，對于項(xiàng)目組在執(zhí)行工作中可能遇到的問題類型會有清晰的認(rèn)識。管理層己知將出現(xiàn)可預(yù)見的以組織為源頭的問題、管理客戶需要與項(xiàng)目要求時不可避免的掙扎，以及與計(jì)劃和控制的不足相關(guān)的問題。這些問題是普遍的，并且植根于項(xiàng)目及項(xiàng)目管理的本質(zhì)中。

　　了解項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的源頭，能夠降低發(fā)生不利事件的可能性及其影響。由于企業(yè)面臨風(fēng)險(xiǎn)的一大部分是與機(jī)構(gòu)的問題有關(guān)，因此，管理層應(yīng)當(dāng)將注意力放在識別這些問題并制定策略加以處理上。可用的辦法有:

　　1.矩陣管理下的團(tuán)隊(duì)建設(shè)矩陣管理下的團(tuán)隊(duì)建設(shè)的幾種常用方法包括:項(xiàng)目經(jīng)理想盡辦法提高團(tuán)隊(duì)的凝聚力，實(shí)施獎勵制度，并在團(tuán)隊(duì)成員間建立私人聯(lián)系。為了使團(tuán)隊(duì)更具凝聚力，項(xiàng)目經(jīng)理可以采取以下步驟:

　　(1)舉行啟動會議，介紹團(tuán)隊(duì)成員，明確角色和責(zé)任，提出項(xiàng)目章程，并邀請項(xiàng)目贊助人發(fā)表講話，鼓舞士氣;

　　(2)舉行階段性會議，為團(tuán)隊(duì)成員提供會面的機(jī)會，以增進(jìn)了解;

　　(3)從事公關(guān)活動，確保團(tuán)隊(duì)工作不時地登上企業(yè)簡報(bào)。

　　若為剌激團(tuán)隊(duì)成員而設(shè)立獎勵制度，項(xiàng)目經(jīng)理可:①在重要目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后，舉行慶祝晚會;②公開認(rèn)可團(tuán)隊(duì)成員的成績，例如，在階段性會議上;③向應(yīng)當(dāng)受到獎賞的團(tuán)隊(duì)成員發(fā)出嘉獎信，并確定將嘉獎信放入其個人檔案中;④團(tuán)隊(duì)成員為推動項(xiàng)目工作的開展付出巨大努力后，允許他們休假;⑤向執(zhí)行經(jīng)理建議，為主要團(tuán)隊(duì)成員提供培訓(xùn)，以強(qiáng)化他們的技能。

　　為了建立牢固的私人關(guān)系，項(xiàng)目經(jīng)理可:①了解團(tuán)隊(duì)成員的興趣愛好，顯示出其個人對于團(tuán)隊(duì)成員的關(guān)注:②維持"門戶開放政策歡迎團(tuán)隊(duì)成員在任何時候到辦公室談話;③盡最大努力為團(tuán)隊(duì)成員提供物質(zhì)和精神上的支持。

　　上述建議的中心意思是:在利用借入的職員時，存在對團(tuán)隊(duì)工作的偏低承諾水平的風(fēng)險(xiǎn)。為了應(yīng)對這種風(fēng)險(xiǎn)，管理層需要采取明確的措施，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)承諾。

　　2.設(shè)立強(qiáng)大的變動控制程序

　　客戶需要與項(xiàng)目要求帶來的挑戰(zhàn)在于產(chǎn)生范圍擴(kuò)大的問題，這種情況是指項(xiàng)目細(xì)節(jié)要求有所改變，以滿足客戶、經(jīng)理人員和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的需要。這些小變化的累計(jì)效果可能是破壞性的。項(xiàng)目范圍擴(kuò)大的現(xiàn)象是很普遍的。處理這種風(fēng)險(xiǎn)的最佳方法是，設(shè)立強(qiáng)大的變化控制j程序，并在項(xiàng)目存續(xù)期間實(shí)施這些程序。

　　3.遵循良好的計(jì)劃和控制原則

　　必須采取措施確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對這些原則非常熟悉。項(xiàng)目經(jīng)理及其他項(xiàng)目成員應(yīng)具有制定進(jìn)度計(jì)劃、預(yù)算及資漉分配的專長。項(xiàng)目管理類教科書中的一個重要內(nèi)容就是了解和掌握計(jì)劃工具，本章不作詳細(xì)討論。如果能夠遵循良好的計(jì)劃和控制原則，采用適當(dāng)?shù)墓ぞ撸�并且員工能夠勝任并執(zhí)行有效的計(jì)劃和控制活動，那么，植根于計(jì)劃和控制不足中的問題會大幅減少。